Membuat catatan yang akurat selama panggilan konferensi dapat memastikan bahwa Anda memiliki catatan yang jelas tentang apa yang dibahas. Lebih baik mencatat sedetail mungkin sambil mendengarkan daripada mencoba dan memutuskan apa yang penting saat mendengarkan. Anda selalu dapat kembali dan menarik sorotan penting nanti, tetapi detail yang tampaknya tidak signifikan yang disajikan lebih awal dapat lebih penting di kemudian hari dalam percakapan.
Rekam Panggilan
Banyak layanan panggilan konferensi memungkinkan Anda untuk merekam panggilan. Jika Anda merekam, Anda harus mengingatkan semua peserta bahwa panggilan sedang direkam pada awal panggilan. Memiliki rekaman panggilan memungkinkan Anda untuk kembali dan meninjau panggilan sebanyak yang Anda butuhkan, memastikan Anda tidak kehilangan detail penting. Metode yang digunakan untuk merekam panggilan berbeda-beda menurut penyedia. Minta instruksi untuk merekam panggilan konferensi dari penyedia Anda.
Hubungi Peserta
Catat siapa yang ada di panggilan konferensi saat panggilan dimulai. Perhatikan siapa yang mengatakan apa selama panggilan dan berikan pernyataan penting kepada orang yang membuatnya dalam catatan Anda. Pantau setiap tugas atau proyek yang menjadi tanggung jawab individu selama panggilan berlangsung dan catat siapa yang memiliki tugas tersebut. Jika dibahas, catat juga apa yang menjadi tanggung jawab setiap penugasan.
Topik Percakapan
Pantau setiap topik percakapan yang berbeda serta sub-topik di dalamnya. Jika ada agenda panggilan, catat topik mana yang dibahas dan apa yang dibahas. Agenda dapat berfungsi sebagai garis besar kasar untuk catatan Anda. Catat setiap pembaruan, berita, solusi, dan ide yang disajikan selama panggilan. Percakapan alami dapat melompat-lompat sedikit, tetapi mencoba memformat catatan dalam urutan berdasarkan topik akan sangat membantu bagi mereka yang meninjaunya.
Memformat Catatan Akhir
Catatan asli Anda kemungkinan terlihat campur aduk setelah menyelesaikan panggilan. Atur catatan menjadi beberapa bagian yang berkaitan dengan berbagai topik yang tercakup dalam panggilan. Identifikasi siapa yang berbicara ketika memformat ulang catatan Anda. Anda juga dapat menyertakan ringkasan singkat yang menyoroti apa yang telah dicapai atau diputuskan selama panggilan, atau pokok-pokok utama diskusi. Sertakan ringkasan ini di awal dokumen. Anda juga dapat membuat bagian lain yang mencantumkan tugas apa yang ditugaskan selama panggilan dan siapa yang bertanggung jawab untuknya. Ini memungkinkan pejabat senior referensi cepat untuk apa yang terjadi selama panggilan, tanpa harus membaca catatan rinci.
