Panggilan konferensi memberikan solusi yang mudah untuk menyatukan tim Anda untuk mendiskusikan suatu proyek, menerima informasi terbaru, dan mendapatkan konsensus. Banyak perusahaan telah mengontrak perusahaan layanan konferensi, dan perusahaan-perusahaan ini dapat memberikan nomor telepon khusus dan kode akses untuk personel, bersama dengan utilitas web yang menjadwalkan dan memberi tahu pertemuan konferensi jarak jauh. Nomor teleconference yang diberikan memberikan fleksibilitas dalam mengadakan panggilan konferensi kapan saja, dan notifikasi rapat dapat diemailkan kepada peserta. Anggaran atau layanan panggilan konferensi gratis untuk perusahaan kecil menetapkan nomor teleconference pada saat penjadwalan, sehingga penjadwalan rapat online memerlukan perencanaan minimal.
Jalur Konferensi Khusus
Buka pesan email baru atau permintaan rapat (jika aplikasi email Anda memiliki fitur ini, seperti Microsoft Outlook). Ketikkan alamat email peserta di bagian "Kepada" atau "Peserta". Ketikkan topik pertemuan di baris "Subjek".
Ketikkan informasi berikut di badan email atau gunakan bidang otomatis dalam permintaan rapat: Tanggal rapat Waktu mulai rapat (termasuk zona waktu) Waktu berakhir rapat (termasuk zona waktu) Nomor panggilan masuk (nomor telepon konferensi khusus Anda)) Kode konferensi (jika berlaku, bagi peserta untuk mengakses konferensi)
Buka bagian penjadwalan permintaan pertemuan dan gunakan menu drop-down di sebelah masing-masing peserta untuk menentukan apakah mereka diharuskan atau peserta opsional (sebagian besar program memiliki peserta default seperti yang diperlukan). Jika jadwal tersedia secara online, periksa apakah peserta yang dibutuhkan Anda tersedia selama jangka waktu dan tanggal yang diinginkan.
Lampirkan agenda atau bahan rapat dengan mengklik tombol "Lampiran" pada bilah alat email Anda. Jika diinginkan, ketikkan pesan di badan surel Anda, setelah rincian panggilan konferensi. Klik tombol "Kirim" untuk mengirimkan pemberitahuan rapat Anda.
Jadwalkan Panggilan Konferensi Menggunakan Utilitas Web
Masuk ke akun layanan konferensi Anda, seperti Konferensi Premiere, Pergi Ke Rapat atau Konferensi Gratis.
Klik opsi "Jadwalkan Konferensi". Pilih tanggal rapat Anda, waktu mulai dan waktu berakhir (atau durasi) dan jumlah peserta yang diharapkan. Ketikkan subjek pertemuan Anda di bidang "Topik". Pilih jenis panggilan konferensi dengan mengklik opsi "Konferensi bebas pulsa" atau "Konferensi panggilan langsung".
Tinjau keakuratan informasi dan klik tombol "Jadwal". Cetak halaman konfirmasi untuk detail panggilan konferensi, atau simpan informasi ke komputer Anda.
Klik opsi untuk mengirim pemberitahuan email kepada peserta Anda. Ketikkan nama peserta dan alamat email di bidang yang sesuai. Klik tombol "Kirim" untuk mengirimkan pemberitahuan kepada peserta Anda dengan instruksi masuk dan konfirmasi ke alamat email Anda.
Kiat
-
Minta peserta untuk mengonfirmasi bahwa mereka akan bergabung dengan panggilan konferensi - mereka dapat membalas dengan tegas pesan email Anda atau mengklik tombol "Terima" di notifikasi permintaan rapat Anda. Kirim email pengingat dan informasi tambahan sehari sebelum pertemuan Anda. Saat menjadwalkan panggilan konferensi menggunakan alat web, perpanjang durasi atau waktu berakhir dan alokasikan satu atau dua peserta lebih banyak dari yang direncanakan, untuk memberikan Anda fleksibilitas. Layanan konferensi biasanya akan membebani Anda hanya untuk jumlah peserta dan jumlah menit sebenarnya yang digunakan.
Peringatan
Hindari kebingungan dengan memeriksa detail rapat sebelum mengirim pemberitahuan. Beberapa aplikasi email mencatat semua permintaan rapat di kalender dan pertemuan yang bertentangan atau diperbarui ditambahkan (tidak menggantikan janji lama).
