Panggilan konferensi berguna untuk mengatur pertemuan dengan sekelompok orang di berbagai tempat yang perlu mengambil keputusan. Sekelompok pengacara mungkin perlu bertemu dan memutuskan strategi untuk kasus klien mereka, atau sekelompok sarjana mungkin mencoba merencanakan acara pernikahan. Panggilan konferensi dapat membantu sekelompok orang membuat keputusan dalam hitungan menit, yang mungkin memakan waktu berhari-hari melalui email dan bisa mustahil dilakukan secara langsung.
Item yang Anda butuhkan
-
Telepon
-
Perangkat lunak penjadwalan rapat
Identifikasi orang-orang yang perlu Anda undang ke panggilan konferensi. Kemudian memprioritaskan pentingnya kehadiran setiap orang. Jika ada tiga atau empat orang yang melakukan panggilan konferensi, memprioritaskan daftar yang diundang mungkin tidak penting. Tetapi jika Anda mengundang enam orang atau lebih, kemungkinan besar akan ada konflik penjadwalan. Pastikan pembuat keputusan yang penting dapat hadir.
Hubungi peserta yang penting untuk mengidentifikasi konflik penjadwalan. Cari tahu apakah dan kapan orang-orang itu akan berada di luar kota untuk waktu yang lama, naik pesawat dan tidak dapat dihubungi atau tidak dapat hadir. Atur waktu pertemuan Anda di sekitar konflik ini.
Kirim undangan ke semua peserta. Gunakan email, Evite atau program perangkat lunak undangan lainnya. Microsoft Outlook dapat menjadwalkan rapat, mengirim undangan, dan mengizinkan undangan menerima atau menolak. Anda akan dengan cepat mendapatkan gagasan umum tentang siapa yang bisa hadir dan siapa yang tidak. Para undangan mungkin memiliki saran tentang waktu yang lebih baik bagi mereka, dan mereka juga dapat mengirimi Anda agenda dalam tanggapan mereka terhadap permintaan rapat. Merevisi undangan Anda berdasarkan umpan balik yang Anda terima.
Jadwalkan rapat Anda menggunakan layanan panggilan masuk. Ada beberapa perusahaan yang berspesialisasi dalam hosting panggilan konferensi, seperti termasuk FreeConference dan InstantConference. Jika perusahaan Anda sering menjadwalkan panggilan konferensi, cari tahu apakah perusahaan Anda memiliki kontrak dengan layanan panggilan masuk tertentu.
Kirimkan undangan final ke semua peserta. Kirim undangan bahkan kepada orang-orang yang menolak permintaan pertemuan asli, kalau-kalau nanti tersedia. Pastikan untuk memasukkan semua informasi terkait dalam undangan, termasuk tanggal dan waktu panggilan, kode negara dan nomor telepon yang harus digunakan peserta, serta kode peserta yang diperlukan. Juga sertakan nomor kontak Anda sehingga peserta dapat menghubungi Anda secara langsung jika mereka memiliki masalah dalam melakukan panggilan.
Kiat
-
Jika Anda belum pernah menggunakan layanan panggilan konferensi sebelumnya, tanyakan tentang kejelasan panggilan dan kemudahan penggunaan. Ada beberapa layanan gratis dan beberapa yang mengenakan biaya. Bandingkan harga layanan berbasis biaya dan putuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
