Sulit untuk melacak bisnis saat tumbuh. Ini dapat menjadi lebih membingungkan ketika Anda mencoba memahami bagaimana struktur telah berubah dari waktu ke waktu melalui, misalnya, ekspansi atau perubahan administratif. Pemetaan proses membantu manajemen melihat perubahan melalui diagram. Agar diagram menjadi akurat, aturan-aturan tertentu perlu diikuti dalam membangun peta proses.
Tentukan Simbol Grafik
Setiap peta proses memiliki seperangkat simbol yang mewakili tugas yang berbeda. Sebelum Anda mulai membangun peta proses, simbol-simbol ini perlu didefinisikan. Oval, misalnya, menunjukkan input pada awal proses atau output pada akhir proses. Kotak atau persegi panjang menunjukkan tugas atau kegiatan yang terjadi selama dalam proses. Panah menunjukkan aliran arah, dan berlian menunjukkan poin dalam proses ketika pertanyaan diajukan atau keputusan diperlukan. (Sebagai contoh, lihat Sumberdaya.)
Tentukan Prosesnya
Tentukan di mana proses dimulai dan di mana itu berakhir. Pemetaan proses biasanya dilakukan ketika Anda mengubah cara orang melakukan pekerjaan mereka, misalnya menambahkan proses otomatis, ketika perusahaan Anda bergabung dengan perusahaan lain, ketika Anda memperkenalkan lini produk baru dan perlu memahami dampaknya. ada di staf Anda, tugas dan teknologi, dan ketika Anda mencoba untuk memotong biaya dan meningkatkan efisiensi. Tentukan apa yang Anda coba lakukan, kapan dimulai, kapan berakhir dan beri nama peta proses Anda sesuai.
Daftar Langkah-langkahnya
Langkah-langkahnya dapat menunjukkan informasi yang cukup atau banyak detail. Jalan mana pun yang Anda pilih, pertahankan kata-katanya sederhana. Tulis setiap langkah dalam bentuk "kata kerja-objek" seperti "rencana tindakan."
Buat Urutan
Dengan menggunakan Post-It note atau kartu indeks, petakan langkah-langkah dari kiri ke kanan dalam bentuk diagram. Jangan khawatir tentang menggambar panah atau angka dulu. Itu terjadi setelah Anda memiliki ide visual tentang seperti apa peta Anda nantinya.
Gambar Diagram
Gambarkan simbol-simbol berdasarkan aturan yang sudah Anda buat untuk setiap bentuk - oval mewakili input dan output, misalnya. Setelah simbol terpasang, gambarkan panah. Jika suatu bentuk membutuhkan lebih dari satu panah, Anda mungkin perlu menempatkan berlian keputusan di sana sehingga ketika Anda mencapai langkah itu, Anda akan tahu ada alternatif yang perlu dipertimbangkan. Dalam menggambar bagan, gunakan pendekatan model sistem, di mana setiap langkah terkait dengan langkah berikutnya atau hasil dengan panah. Pastikan modelnya lengkap dan termasuk informasi terkait.
