Pemetaan proses bisnis memberikan para pemimpin bisnis peluang untuk mengklarifikasi bagaimana proses sebenarnya dilakukan. Ini mengungkapkan masalah seperti kemacetan dan variasi dalam bagaimana proses dilakukan oleh kelompok atau individu yang berbeda. Pemimpin juga dapat mengetahui apakah cara proses itu sebenarnya dilakukan berbeda dari cara yang seharusnya dilakukan. Membuat peta proses, juga disebut diagram alur, adalah komponen utama dari manajemen dan peningkatan proses Six Sigma, tetapi dapat bermanfaat bahkan tanpa kerangka kerja penuh Six Sigma.
Kumpulkan informasi dari individu yang benar-benar melakukan proses tentang bagaimana hal itu dilakukan. Pastikan untuk mengetahui apakah langkah-langkah bervariasi dalam keadaan yang berbeda atau untuk orang yang berbeda. Fokus pada bagaimana proses saat ini sedang dilakukan, bukan pada bagaimana seharusnya dilakukan.
Tentukan jenis peta proses yang akan dibuat. Diagram alir aktivitas dasar menunjukkan aliran langkah-langkah dalam proses termasuk titik-titik keputusan, sementara diagram alir penyebaran juga dengan jelas menggambarkan keterlibatan berbagai kelompok atau orang. Untuk yang terakhir, buat kolom untuk setiap individu atau grup dan gambar setiap langkah di kolom yang sesuai untuk menunjukkan siapa yang melakukan langkah tersebut.
Mulai peta proses bisnis Anda dengan menggambar persegi panjang oval atau bulat, simbol standar untuk titik awal. Untuk diagram alur aktivitas, gambar titik awal di kiri atas halaman kertas atau halaman perangkat lunak Anda. Untuk bagan penempatan, gambarkan di bagian atas kolom yang sesuai.
Beri label titik awal dengan frasa yang menunjukkan bahwa itu adalah titik awal, seperti "Panggilan masuk" atau bahkan "Mulai." Setiap langkah Anda akan dilabeli dengan cara ini, dan harus menyertakan kata kerja untuk mewakili tindakan yang diambil.
Buat setiap langkah proses dengan menggambar persegi panjang dan memberi label. Setiap langkah harus memiliki representasi sendiri. Jangan gabungkan langkah-langkah dalam satu bentuk menggunakan kata "dan" untuk menghubungkan lebih dari satu kata kerja atau tindakan.
Hubungkan langkah-langkah dengan panah yang menunjukkan arah aliran proses. Tidak apa-apa jika peta Anda membungkus beberapa baris agar sesuai pada halaman; panah membuat aliran jelas terlepas dari pengaturan fisik langkah-langkahnya.
Gunakan bentuk berlian untuk mewakili titik keputusan kapan saja langkah selanjutnya tergantung pada keadaan tertentu. Misalnya, peta proses untuk keranjang belanja online akan memiliki titik keputusan yang mewakili pilihan pelanggan untuk membayar dengan kartu kredit atau menggunakan PayPal.
Tunjukkan langkah-langkah yang mengikuti titik keputusan dengan membuat simbol persegi panjang dan memberi label mereka dan menambahkan panah untuk menunjukkan aliran proses. Beri label setiap panah yang mengarah dari titik keputusan, untuk mengklarifikasi kondisi yang mengarah pada mengikuti jalur itu. Dalam contoh kami saat ini, gunakan label "PayPal" untuk satu panah dan "kartu kredit" untuk yang lain.
Tambahkan bentuk oval atau bulat persegi panjang terakhir berlabel "End" sebagai langkah terakhir untuk menunjukkan akhir proses.
Tinjau peta proses Anda untuk memastikan bahwa itu membaca dengan benar. Juga memiliki beberapa orang yang melakukan proses peninjauan, untuk memastikan bahwa itu menggambarkan secara akurat apa yang mereka lakukan.
Kiat
-
Program seperti Microsoft Visio memiliki fitur khusus untuk membuat peta proses, tetapi program grafik atau PowerPoint lainnya dapat digunakan juga. Ketika Anda pertama kali mengumpulkan informasi tentang proses, tulis setiap langkah pada catatan tempel kecil dan kemudian atur mereka untuk menunjukkan alur proses. Metode ini bisa lebih mudah daripada mencoba membuat peta proses sekaligus dari awal. Jika proses Anda melibatkan banyak pengunduran diri antara kelompok atau individu, Anda mungkin ingin menggunakan diagram alur penempatan untuk secara eksplisit menggambarkan keterlibatan berbagai pihak.
