Ketika percakapan sebelumnya dengan karyawan yang terlatih - orang yang tahu apa yang diharapkan dan tidak memiliki hambatan yang mencegahnya menjalankan tanggung jawab pekerjaannya - belum menghasilkan perilaku atau kinerja kerja yang diinginkan, peringatan lisan adalah langkah logis berikutnya. Peringatan verbal adalah bentuk tindakan disipliner yang dikeluarkan dengan mengomunikasikan harapan Anda dengan keras kepada karyawan dan memperingatkannya bahwa Anda akan mengambil tindakan disipliner lebih lanjut jika kinerjanya tidak membaik.
Berkolaborasi dengan seseorang di departemen sumber daya manusia kantor Anda atau berbicara dengan penyelia langsung Anda untuk mengetahui prosedur yang tepat untuk mengeluarkan peringatan lisan. Misalnya, meskipun Anda akan berbicara kepada karyawan, Anda masih perlu mendokumentasikan peringatan tersebut secara tertulis sehingga ada catatan.
Tinjau setiap catatan yang mungkin Anda buat di masa lalu mengenai percakapan dengan karyawan tentang masalah yang sama yang telah membuat Anda memutuskan untuk memberlakukan peringatan lisan. Kumpulkan fakta-fakta situasi sebelum menghadapi karyawan sehingga tujuan dan peringatan Anda akan jelas. Mengetahui fakta juga membantu Anda mempertahankan posisi Anda jika karyawan itu mencoba berdebat dengan Anda tentang peristiwa masa lalu. Perhatikan apa pun yang sebelumnya Anda sarankan agar karyawan lakukan untuk meningkatkan perilaku atau kinerja kerjanya. Rencanakan untuk membahas mengapa strategi tidak berhasil dan mengapa mereka mengarah pada peringatan verbal.
Mintalah penyelia lain untuk duduk saat Anda memberikan peringatan lisan. Mintalah karyawan menemani Anda ke area pribadi atau kantor tempat supervisor lain sudah menunggu. Biarkan karyawan tahu bahwa kehadiran penyelia lain adalah untuk menyaksikan percakapan. Jelaskan masalah dengan perilaku atau kinerjanya dengan sopan, profesional. Katakan padanya bagaimana dia bisa memperbaiki masalahnya. Tanyakan apakah dia mengerti masalah itu dan minta idenya untuk memperbaiki masalahnya.
Beri tahu dia bahwa Anda mengeluarkan peringatan lisan yang menjadi bagian dari catatan kerjanya yang permanen. Katakan padanya jika dia tidak mengambil langkah-langkah yang direkomendasikan untuk memperbaiki masalah, itu dapat mengarah pada tindakan disipliner lebih lanjut, hingga dan termasuk kehilangan pekerjaannya. Minta dia untuk memverifikasi bahwa dia mengerti bahwa pekerjaannya dalam bahaya.
Mulailah percakapan dengan nada positif, sampaikan berita negatif dan akhiri dengan nada positif. Misalnya, di akhir pembicaraan, katakan padanya bahwa Anda yakin dia dapat membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan perilaku atau kinerjanya. Bersikap tegas tetapi sopan setiap saat.
Dokumentasikan perincian peringatan lisan secara tertulis untuk catatan karyawan. Tanda tangani dan beri tanggal pada dokumen. Mintalah penyelia yang menyaksikan untuk menandatangani dan memberi tanggal dokumen. Langkah ini selesai setelah karyawan meninggalkan kantor, karena Anda tidak perlu karyawan untuk menandatangani peringatan verbal, karena atasan yang hadir memverifikasi peringatan verbal melalui saksi dan tanda tangan. Jika Anda memiliki tanda karyawan, ia kemudian dapat mengatakan bahwa ia tidak pernah menerima peringatan lisan, yang berpotensi menyebabkan masalah hukum.
Kiat
-
Bahkan selama percakapan biasa dengan karyawan tentang masalah kinerja kerja, selalu mencatat untuk merujuk nanti.
Verifikasi karyawan memahami bahwa Anda mengeluarkan peringatan lisan dan konsekuensinya. Gunakan kata-kata "peringatan verbal" dan pastikan bahwa dia tahu pekerjaannya dalam bahaya kecuali dia mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperbaiki masalahnya.
Peringatan
Dengarkan penjelasan karyawan saat Anda mengeluarkan peringatan verbal. Anda mungkin menyadari bahwa ada masalah yang perlu diselesaikan untuk membantu karyawan. Lakukan apa pun yang Anda bisa - dengan alasan - untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya.
