Melacak semua pendapatan dan pengeluaran perusahaan Anda bisa tampak luar biasa, bahkan ketika Anda menjalankan bisnis kecil. Ada perhitungan yang harus dibuat, laporan yang harus disiapkan, tagihan yang harus dibayar, dan pajak yang harus diajukan. Daftar keuangan yang perlu disusun bulanan, triwulanan, dan tahunan seringkali tak ada habisnya.
Berita baiknya adalah perangkat lunak akuntansi bisnis kecil ada untuk membantu merampingkan proses. Perangkat lunak yang tepat memungkinkan Anda untuk melacak semua informasi keuangan Anda di satu tempat dan mengakses laporan real-time yang Anda butuhkan agar perusahaan Anda berjalan dengan lancar.
Mengapa Saya Membutuhkan Perangkat Lunak Akuntansi Usaha Kecil?
Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil memungkinkan bahkan yang paling sulit secara matematis untuk memelihara catatan keuangan yang akurat. Alih-alih melacak secara manual pembelian, kwitansi, dan keuntungan dari spreadsheet di komputer desktop Anda, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dengan melacak semuanya dalam program akuntansi elektronik.
Ada banyak manfaat menggunakan perangkat lunak akuntansi usaha kecil yang dapat membantu perusahaan Anda berjalan lebih efisien. Beberapa manfaat termasuk yang berikut:
- Merampingkan akuntansi Anda. Dengan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil, Anda memiliki akses ke semua informasi keuangan Anda di satu tempat. Anda tidak perlu memeriksa dengan beberapa departemen untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan atau menunggu hingga akhir bulan untuk melihat keuangan Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat masuk ke perangkat lunak akuntansi Anda kapan saja siang atau malam dari perangkat apa saja untuk melihat apakah faktur dibayar, inventaris dikirim, bagian mana dari perusahaan Anda yang menguntungkan dan di mana Anda dapat melakukan beberapa perbaikan.
- Mengurangi kesalahan manusia. Tidak peduli seberapa kompeten karyawan Anda, selalu ada ruang untuk kesalahan manusia. Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil membantu mengurangi kesalahan dalam perhitungan dan pelaporan dengan melacak keuangan secara elektronik. Ketika proses seperti penagihan, ketepatan waktu, dan penagihan tagihan dilakukan melalui perangkat lunak akuntansi, itu meningkatkan akurasi keuangan Anda lebih banyak lagi.
- Mengizinkan kolaborasi tim. Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil memungkinkan lebih dari satu orang untuk mengakses informasi keuangan perusahaan Anda. Anda mungkin ingin orang-orang yang mengelola penggajian, pemasaran, inventaris, dan penjualan memiliki akses ke informasi keuangan real-time perusahaan Anda sehingga mereka dapat melakukan tugasnya dengan lebih baik. Dengan perangkat lunak akuntansi yang berbasis di cloud atau dimuat ke komputer setiap orang, anggota staf dari seluruh perusahaan dapat masuk dan mendapatkan informasi yang diperlukan.
- Memberikan wawasan. Dengan menekan satu tombol, perangkat lunak akuntansi bisnis kecil dapat memberi Anda gambaran besar langsung ke perusahaan Anda. Berdasarkan ini, Anda dapat menyesuaikan pengeluaran, upaya penjualan, inventaris, dan staf Anda dengan lebih baik untuk membuat perusahaan Anda lebih menguntungkan.
- Menjaga keamanan informasi. Perangkat lunak akuntansi hari ini aman, memastikan informasi perusahaan Anda tetap berada di dalam perusahaan. Sebagian besar perangkat lunak mengenkripsi informasi sehingga hanya dapat diakses oleh perusahaan Anda. Banyak yang menyediakan login individual untuk setiap karyawan sehingga hanya orang-orang tertentu yang dapat melihat aspek-aspek tertentu dari informasi keuangan Anda. Misalnya, Anda dapat memberikan manajer sumber daya manusia Anda akses ke lembar waktu dan daftar gaji dan tidak semua informasi keuangan lainnya untuk perusahaan Anda. Jika Anda menerima pembayaran langsung ke perangkat lunak akuntansi Anda, itu juga dienkripsi.
- Menghasilkan laporan instan. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi bisnis kecil memungkinkan Anda untuk menyesuaikan laporan yang Anda butuhkan dan memiliki akses instan ke mereka kapan pun Anda mau. Anda dapat secara instan menarik laporan seperti laporan laba rugi, ringkasan pajak penjualan, riwayat faktur, pembayaran yang dikumpulkan dan laporan pengeluaran. Ini membantu mengurangi waktu karyawan Anda menghabiskan waktu mengumpulkan informasi jenis ini. Anda bahkan dapat secara otomatis membuat laporan yang menampilkan data dengan cara yang masuk akal bagi Anda, seperti diagram lingkaran atau grafik.
- Menyediakan pelaporan khusus industri. Jika Anda memilih perangkat lunak akuntansi usaha kecil yang khusus untuk industri Anda, Anda harus menghindari penyesuaian yang dapat meningkatkan harga perangkat lunak tersebut. Anda juga mendapatkan akses ke pelaporan yang lebih berharga bagi perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda adalah penyedia layanan kesehatan, Anda mungkin memerlukan fungsionalitas yang memungkinkan Anda menagih perusahaan asuransi. Jika Anda menemukan perangkat lunak yang khusus untuk industri perawatan kesehatan, fungsi ini kemungkinan dapat dimasukkan atau menjadi tambahan yang lebih terjangkau. Untuk perangkat lunak yang ditujukan untuk industri generik, menciptakan fungsi ini untuk perusahaan Anda dapat menaikkan harga perangkat lunak.
- Membuat Anda selalu mengikuti praktik terbaik. Program perangkat lunak akuntansi bisnis kecil dapat menjaga bisnis Anda saat ini pada praktik akuntansi terbaik. Dengan pembaruan perangkat lunak otomatis dan tutorial tentang fitur-fitur baru, Anda dapat mengikuti praktik pelaporan dan pajak terbaru tanpa harus bergantung pada akuntan Anda.
Jenis perangkat lunak akun bisnis kecil yang tepat berarti lebih sedikit sakit kepala untuk Anda dan lebih banyak waktu bagi semua staf Anda untuk memfokuskan energi mereka di tempat lain. Jadi bagaimana Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk perusahaan Anda?
Apa Software Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Kecil?
Memutuskan untuk mendapatkan perangkat lunak akuntansi usaha kecil untuk perusahaan Anda seringkali merupakan bagian termudah dari proses tersebut. Bagian yang lebih sulit adalah menentukan perangkat lunak spesifik mana yang akan digunakan.
Ada berbagai pilihan di pasar, yang sebagian besar dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan bisnis Anda. Sebelum Anda memulai proses menentukan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil mana yang akan diunduh atau mendaftar, pastikan Anda tahu fitur apa yang Anda inginkan. Luangkan waktu untuk meneliti opsi Anda dan fitur setiap penawaran.
Buat daftar fitur yang Anda inginkan dan daftar yang ingin Anda miliki tetapi bisa dilakukan tanpa itu. Ini dapat mencakup:
- Manajemen persediaan.
- Perbankan
- Daftar gaji dan pelacakan absen.
- Faktur
- Piutang.
- Jam ditagih.
- Komisi penjualan.
- Tagihan otomatis.
- Banyak pengguna.
Setelah Anda tahu apa yang Anda inginkan, mulailah menentukan harga opsi Anda. Putuskan apakah Anda ingin mengunduh perangkat lunak akuntansi bisnis kecil di komputer Anda atau jika Anda lebih suka memiliki akses ke program berbasis cloud yang dapat Anda akses dari perangkat apa pun. Ada beragam penetapan harga berdasarkan program yang Anda pilih, fitur yang Anda sukai, dan penyesuaian yang perlu dilakukan. Pikirkan anggaran sebelum membuat keputusan akhir, ingatlah bahwa biaya meningkat ketika Anda memilih untuk lebih banyak penyesuaian.
Juga, pertimbangkan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil mana yang paling intuitif untuk Anda gunakan. Sementara banyak produk memiliki fitur serupa, dasbor aktual dan implementasi produk dapat bervariasi. Anda harus memilih satu yang nyaman digunakan, jadi pastikan untuk melihat demo dari produk yang Anda minati. Dengan begitu Anda bisa merasakan bagaimana Anda akan menggunakan produk dan jika cukup mudah bagi Anda untuk menavigasi. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menginvestasikan banyak uang dalam unduhan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang terlalu membuat frustrasi untuk Anda gunakan.
Selain mencoba program ini, dapatkan daftar referensi yang menggunakan perangkat lunak yang Anda minati. Jika memungkinkan, cari orang yang berada di industri yang sama dengan Anda, karena mereka cenderung menggunakan perangkat lunak dengan cara yang sama seperti kamu akan. Ajukan pertanyaan tentang proses implementasi, bagaimana fitur yang disesuaikan bekerja dan seberapa responsif tim layanan pelanggan. Jawaban yang Anda dapatkan dapat membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk perusahaan Anda.
Jika Anda memilikinya, periksa juga dengan departemen TI Anda sebelum mengambil keputusan. Anda mungkin memiliki batasan penyimpanan atau bandwidth yang membuat program tertentu tidak mungkin dimiliki di perusahaan Anda. Teknis ini paling baik diserahkan kepada mereka yang memiliki pemahaman yang baik tentang jaringan komputer di perusahaan Anda.
Apakah Ada Software Akuntansi Usaha Kecil Gratis?
Perangkat lunak akuntansi usaha kecil yang tepat dapat menjadi investasi. Jika Anda belum siap untuk membuat komitmen keuangan, Anda dapat menemukan perangkat lunak akuntansi usaha kecil online secara gratis.
Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang gratis biasanya hanya memungkinkan Anda fungsi akuntansi yang sangat dasar, seperti membayar tagihan dan menagih pelanggan. Beberapa perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang membatasi fitur-fitur lainnya, seperti jumlah pengguna yang diizinkan, jumlah rekening bank yang dapat ditautkan dan fungsi pelaporan yang terbatas.
Ada beberapa perangkat lunak akuntansi gratis di pasaran yang memiliki fitur lebih kompresif, tetapi mungkin kurang di bidang lain. Misalnya, perangkat lunak ini memungkinkan Anda membuat laporan keuangan yang dibutuhkan tetapi tidak menyediakan dukungan pelanggan yang diperlukan. Jika Anda tidak terlalu paham teknologi, kurangnya dukungan pelanggan mungkin membuat perangkat lunak bebas tidak sepadan dengan waktu Anda.
Jika Anda mencari sesuatu yang sangat mendasar yang membawa Anda ke ritme menggunakan perangkat lunak akuntansi, perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang gratis mungkin merupakan program akuntansi tingkat pemula yang baik untuk Anda. Banyak yang memungkinkan Anda meningkatkan ke fitur yang lebih berbayar karena Anda menjadi lebih nyaman menggunakan perangkat lunak. Perlu diketahui bahwa Anda tidak akan dapat mengakses banyak fitur ini jika Anda hanya menggunakan versi perangkat lunak gratis.
Jika Anda memilih rute gratis, pastikan untuk memilih produk yang memiliki beberapa pengenalan nama. Baca ulasan dari pengguna lain dan dapatkan rekomendasi jika memungkinkan. Karena Anda memasukkan informasi perusahaan yang sensitif dan penting, Anda tidak ingin menggunakan sembarang unduhan peranti lunak akuntansi bisnis kecil yang Anda temukan online.
Apakah Saya Membutuhkan Seorang Akuntan juga?
Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda masih membutuhkan seorang akuntan jika Anda melacak semua keuangan Anda secara elektronik. Secara umum, jawabannya adalah ya. Adalah ide yang baik untuk meminta akuntan profesional yang bersertifikasi memeriksa informasi Anda untuk memastikan semuanya dilacak dengan benar dan bahwa Anda tidak mengabaikan apa pun yang akan menjadi vital saat pajak datang. Seorang akuntan juga akan membuat Anda diperbarui tentang ketentuan dan persyaratan pajak terbaru sehingga Anda memastikan Anda selalu patuh.
Salah satu fitur yang ditemukan di sebagian besar perangkat lunak akuntansi bisnis kecil adalah kemampuan untuk memberikan akuntan Anda akses ke perangkat lunak. Anda biasanya dapat mengundang akuntan Anda ke akun Anda sehingga mereka dapat melihat semua informasi yang mereka butuhkan untuk menjaga keuangan Anda pada jalurnya. Akuntan Anda akan memiliki fungsi terbatas sehingga mereka tidak dapat melakukan perubahan tanpa izin Anda.
Jika Anda sudah memiliki seorang akuntan, Anda mungkin ingin bertanya apa yang dia rekomendasikan untuk perangkat lunak akuntansi bisnis kecil. Mengingat pengetahuannya tentang perusahaan Anda, dia mungkin memiliki beberapa rekomendasi spesifik untuk apa yang paling cocok untuk Anda. Dia mungkin juga memiliki beberapa preferensi untuk perangkat lunak apa yang paling baik diintegrasikan dengan apa yang dia gunakan pada akhirnya.
Menemukan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang tepat untuk bisnis Anda akan lebih baik mengatur Anda untuk kesuksesan finansial dalam jangka panjang. Pastikan untuk melakukan pekerjaan dasar dan penelitian yang tepat untuk memilih produk yang tepat untuk tingkat pengalaman Anda, perusahaan dan industri. Ini merupakan investasi di masa depan perusahaan Anda yang ingin Anda pastikan Anda lakukan dengan benar pertama kali.
