Pengadaan proyek adalah pembelian atau penjualan produk atau layanan untuk melakukan berbagai pekerjaan sebagaimana didefinisikan dalam dokumen proyek. Ada beberapa langkah untuk memastikan bahwa ini dilakukan dengan benar. Menurut standar yang diakui secara global yang ditetapkan oleh Lembaga Manajemen Proyek (PMI) dalam buku "Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek" (PMBOK), ada enam kelompok proses yang terkait langsung dengan Manajemen Pengadaan. Kelompok-kelompok proses ini mencakup setiap aspek kontrak mulai dari pengumpulan informasi hingga penutupan kontrak.
Rencanakan Pengadaan
Proses Pengadaan Perencanaan terjadi dalam fase Perencanaan suatu proyek. Dalam proses ini, PM bekerja dengan tim untuk merencanakan apa yang akan dibeli dan / atau diperoleh. Alat dan teknik yang digunakan adalah analisis buat-atau-beli, penilaian ahli, dan jenis kontrak. Tujuannya adalah untuk menjadi setelajar mungkin dalam semua kemungkinan. Setelah proses ini selesai, tim PM dapat mulai mempersempit informasi kunci.
Merencanakan Kontrak
Perencanaan Kontrak dapat didefinisikan sebagai menggunakan informasi dari fase Pengadaan Rencana untuk mempersempit informasi dan mengidentifikasi penjual potensial. Ini terjadi pada tahap pelaksanaan proyek. Alat dan teknik yang digunakan selama proses ini adalah bentuk standar dan penilaian ahli.
Minta Tanggapan Penjual
Mengadministrasikan Pengadaan terjadi dalam fase Eksekusi proyek. Tim PM telah menetapkan gambaran yang jelas tentang apa yang akan diperlukan untuk melakukan proyek. Tim mengumpulkan dan mengkaji tawaran, tawaran, dan proposal untuk membuat keputusan berdasarkan informasi. Alat dan teknik yang digunakan selama proses ini termasuk konferensi penawar, iklan dan daftar penjual yang memenuhi syarat.
Pilih Penjual
Setelah tim memutuskan, mereka memilih penjual dan memulai negosiasi kontrak. Ada beberapa alat dan teknik untuk proses ini. Mereka termasuk sistem penimbangan, perkiraan independen, sistem penyaringan, negosiasi kontrak, sistem penilaian penjual, penilaian ahli dan teknik evaluasi proposal. Alat dan teknik ini membantu tim menimbang semua faktor dan membuat keputusan.
Administrasi Kontrak
Mengadministrasikan kontrak terjadi selama fase Pemantauan dan Pengendalian proyek. Di sinilah pekerjaan dilakukan. Fungsi utama PM adalah mengelola hubungan antara pembeli dan penjual dan memastikan bahwa kewajiban dan ketentuan kontrak dipenuhi. Alat dan teknik yang digunakan selama proses ini adalah sistem kontrol perubahan kontrak, ulasan kinerja yang dilakukan oleh pembeli, inspeksi dan audit, pelaporan kinerja, sistem pembayaran, administrasi klaim, sistem manajemen catatan, dan teknologi informasi.
Penutupan Kontrak
Proses Penutupan Kontrak terjadi pada fase Penutupan proyek. Pekerjaan telah dilakukan dan sekarang tim akan menutup masalah terbuka serta meninjau kontrak untuk memastikan bahwa semua persyaratan dipenuhi dan bahwa setiap perubahan yang diminta selama proyek selesai dan mencerminkan amandemen kontrak. PM akan menggunakan dua alat dan teknik untuk proses ini, audit pengadaan dan sistem manajemen catatan. Menyimpan catatan pelajaran yang dipetik akan membantu proyek di masa depan.
