Rencana pengadaan proyek menjelaskan dan mendokumentasikan semua pembelian dari pemasok luar yang akan diperlukan untuk mendukung kebutuhan proyek tertentu. Suatu proyek mungkin membutuhkan komputer, kertas, atau persediaan lain tergantung pada sifat proyek. Menjabarkan kebutuhan proyek dan bagaimana persediaan akan diperoleh memungkinkan anggaran yang memadai dan perencanaan yang tepat. Rencana pengadaan yang baik juga akan memberikan langkah-langkah spesifik tentang cara memulai dan melakukan pembelian. Ini akan memastikan bahwa semua penawaran diberikan secara adil dan demi kepentingan terbaik perusahaan.
Tetapkan persyaratan rencana. Sertakan semua tujuan rencana. Misalnya, memperoleh barang dari pemasok terbaik dengan biaya terendah.
Daftar tim pengadaan. Daftar ini akan mencakup semua pihak yang akan dimasukkan dalam keputusan pengadaan. Sertakan nama dan informasi kontak untuk setiap orang atau grup.
Dokumentasikan justifikasi untuk pengadaan. Sertakan alasan persediaan dibutuhkan dan bagaimana persediaan itu akan digunakan. Identifikasi barang-barang yang akan dibeli selama masa proyek. Sertakan jumlah barang yang dibutuhkan.
Buat garis waktu yang mengidentifikasi semua pembelian yang akan dilakukan sepanjang proyek. Membeli persediaan dalam jumlah besar atau pada waktu-waktu tertentu dalam setahun dapat menghasilkan penghematan. Sertakan spesifikasi ini sebagai bagian dari garis waktu.
Tentukan proses pemilihan pemasok. Ini mencakup semua langkah yang diperlukan untuk mendapatkan tawaran. Tentukan jumlah minimum tawaran yang akan diperoleh sebelum memilih pemasok. Cantumkan kontrak atau ketentuan pembayaran yang harus disepakati sebelum memilih pemasok.
Buat daftar tugas yang harus dilakukan untuk membeli barang. Identifikasi semua dokumen yang harus diisi untuk memproses pesanan pembelian. Pesanan pembelian mungkin perlu disahkan oleh manajemen.
Kiat
-
Tinjau rencana pengadaan secara teratur. Perubahan pada ketentuan pemasok dan faktor pasar lainnya dapat berdampak positif atau negatif terhadap rencana tersebut. Sesuaikan rencana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
