Cara Menulis Makalah Poin Pembicaraan

Makalah poin berbicara daftar fakta dan ide utama mengenai topik atau peristiwa tertentu. Digunakan secara luas dalam hubungan masyarakat dan komunikasi, makalah-pokok pembicaraan membantu mereka yang memiliki tanggung jawab untuk berbicara kepada publik memberikan informasi yang jelas, akurat dan konsisten. Makalah poin pembicaraan digunakan baik untuk menjangkau publik untuk memberikan informasi dan untuk menanggapi pertanyaan publik selama krisis. Dengan "berbicara dengan satu suara" menggunakan kertas poin pembicaraan bersama, organisasi dapat meningkatkan efektivitas program komunikasinya.

Menulis Makalah Poin Pembicaraan

Sebelum mulai mengerjakan makalah poin pembicaraan Anda, Anda harus yakin memiliki informasi yang akurat. Carilah mereka yang paling terlibat erat. Misalnya, jika Anda perlu membuat poin pembicaraan mengenai masalah anggaran, berbicara langsung dengan eksekutif senior dengan pengawasan anggaran. Jangan mengandalkan mulut ke mulut. Ajukan pertanyaan terperinci pada sumber Anda dan minta dia mencoba untuk tidak "memutar" atau menyuguhkan rinciannya. Pastikan untuk mencatat secara terperinci.

Makalah poin berbicara Anda akan terdiri dari serangkaian poin-poin, masing-masing dengan satu atau lebih kalimat mengikutinya. Tidak perlu untuk pengantar atau teks lainnya. Judulnya: "Informasi untuk Umum." Jangan tandai kertas poin pembicaraan Anda sebagai "rahasia." Anda tidak berusaha menyembunyikan apa pun, dan informasi di atas kertas pembicaraan adalah untuk umum.

Mulailah dengan fakta: siapa, apa, di mana, dan kapan. Tempatkan diri Anda pada posisi seseorang yang tidak memiliki pengetahuan tentang bisnis atau organisasi Anda, sejarahnya, atau aktivitas terkini. Poin pertama Anda seharusnya hanya menyatakan fakta-fakta situasi. Misalnya: "Pada tanggal 1 Juli, Perusahaan X akan memangkas 30 persen tenaga kerjanya di pabrik di Oregon dan Idaho." Informasi dasar ini disediakan dalam poin pembicaraan sehingga mereka yang menyampaikan informasi tidak sengaja membuat kesalahan faktual, yang menyebabkan kebingungan.

Beberapa peluru berikutnya harus memberikan informasi lebih rinci tentang proses atau kegiatan. Jika makalah poin pembicaraan Anda merespons peristiwa negatif, bagikan informasi positif, tetapi jangan berusaha untuk mengecilkan yang negatif. Media dan publik akan menginginkan informasi tentang perinciannya. Misalnya: "Bagaimana proses memberi tahu pekerja ketika mereka akan diberhentikan? Apakah akan ada uang pesangon atau pelatihan ulang?" Coba antisipasi pertanyaan-pertanyaan ini dan siapkan jawaban. Ingat, kata-kata yang Anda pilih untuk masing-masing poin ini akan digunakan kembali oleh mereka yang menyampaikan berita.

Poin-poin terakhir dari makalah poin-poin pembicaraan harus fokus pada pesan penting yang Anda ingin sampaikan kepada pembicara Anda. Ini bisa menjadi fakta kunci, rencana atau visi. Misalnya: "Kami sedih dengan masalah yang kami tahu akan dihadapi keluarga sebagai akibat dari keputusan ini, tetapi berharap dengan pemulihan ekonomi bahwa ini akan menjadi pemotongan jangka pendek." Dalam hal apa pun, jangan memasukkan poin-poin kertas poin pembicaraan Anda yang tidak ingin disampaikan oleh juru bicara Anda. Poin pembicaraan bukan dokumen pribadi dan dapat dibaca oleh media.

Setelah Anda menyelesaikan makalah poin pembicaraan Anda, bertemu dengan mereka yang terlibat dan dengan para pemimpin senior di organisasi Anda untuk ditinjau. Masukkan umpan balik apa pun dan kembangkan daftar distribusi yang mencakup orang-orang yang kemungkinan akan diminta untuk berbicara atau berbagi informasi dengan publik. Ini mungkin termasuk eksekutif atau pemimpin yang terlibat, juru bicara, orang lain yang terlibat dalam komunikasi di organisasi Anda dan staf dengan peran yang melibatkan publik.