Jika Anda berencana untuk memulai bisnis, Anda perlu memikirkan untuk mendirikan kantor tempat merencanakan dan mengelola bisnis itu. Dari komputer hingga mesin fotokopi, kantor modern membutuhkan beberapa jenis peralatan, furnitur, dan persediaan berbeda agar berfungsi secara efisien. Peralatan kantor terbagi dalam beberapa kategori, berdasarkan fungsinya di kantor.
Apa itu Peralatan Kantor?
Istilah "peralatan kantor" mencakup segala aset jangka panjang yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas administrasi atau yang berkaitan dengan kantor. Jadi, kategorinya sangat luas. Bahkan, seringkali lebih mudah untuk keperluan akuntansi dan pajak untuk mempertimbangkan apa yang dikecualikan dari peralatan kantor. Khususnya, perlengkapan kantor dan perabot kantor biasanya dikategorikan dan dilacak secara terpisah dari peralatan kantor. Persediaan kantor termasuk bahan yang biasanya Anda harapkan untuk dikonsumsi dan diganti lebih teratur. Contoh akan mencakup barang-barang seperti kop surat dan alat tulis lainnya, kartu nama dan sejenisnya. Meja, kursi meja, tempat duduk tamu atau klien, meja dan perabot lainnya termasuk dalam kategori perabot kantor.
Perangkat komputer
Kantor modern berinvestasi secara substansial dalam peralatan komputer karena tetap terhubung secara internal dan ke dunia biasanya merupakan kebutuhan yang sangat penting. Sebagian besar kantor akan membutuhkan banyak komputer desktop dan laptop, serta printer untuk membuat salinan surat, perjanjian, dan dokumen lainnya. Kantor mungkin juga perlu mengubah salinan dokumen menjadi file digital. Pemindai dan kabel untuk menghubungkan perangkat ke komputer diperlukan untuk tugas-tugas tersebut. Kamera digital, proyektor untuk presentasi dan printer gambar mungkin juga diperlukan.
Peralatan Komunikasi
Kantor bisnis sangat bergantung pada kemampuan mereka untuk berkomunikasi dengan departemen atau lokasi lain dalam bisnis yang sama, serta bisnis, klien, dan vendor lainnya. Telepon juga membantu menghubungkan pekerja kantor satu sama lain secara internal, yang membantu meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu berjalan untuk menyampaikan pesan cepat. Komunikasi antar kantor juga membantu menumbuhkan citra yang lebih profesional bagi pengunjung kantor.
Sementara mesin faks lebih sedikit digunakan di kantor bisnis daripada di masa lalu, beberapa bisnis masih membutuhkan penggunaannya untuk pengiriman dokumen hard copy yang tidak dapat dipindai. Ini lebih sering ditemukan di kantor yang menangani catatan kertas yang aman, sensitif atau rahasia, seperti firma hukum dan kantor medis.
Jika sebuah kantor memerlukan persiapan dokumen dalam jumlah yang besar, terutama korespondensi, mungkin lebih bijaksana untuk berinvestasi dalam peralatan dikte agar lebih mudah bagi asisten administrasi untuk memproses dan membuat salinan cetak dari surat-surat dan dokumen-dokumen lain yang ditentukan. Peralatan komunikasi lain yang dibutuhkan oleh kantor bisnis termasuk telepon tanpa kabel, mesin penjawab, headset Bluetooth, perangkat seluler atau smartphone, tape recorder, peralatan perekaman video dan layar serta televisi atau monitor layar.
Peralatan Kantor Umum
Peralatan lain mungkin juga dibutuhkan oleh kantor. Lemari arsip penting untuk menyimpan salinan dokumen yang harus disimpan di tempat, baik untuk penyimpanan atau rujukan mudah. Untuk alasan yang sama, brankas tahan api dapat mengamankan barang berharga dan dokumen asli yang sensitif.
Beberapa peralatan sangat ada di mana-mana sehingga hampir semua kantor akan membutuhkannya dan menggunakannya secara teratur. Misalnya, mesin fotokopi membantu kantor membuat duplikat dokumen yang diperlukan yang harus dibuat oleh bisnis untuk mitra dan klien, seperti korespondensi dan perjanjian atau kontrak. Penghancur kertas juga diperlukan untuk membuang informasi sensitif, eksklusif, atau rahasia secara aman.
Kantor juga mungkin memerlukan peralatan umum lainnya seperti meter pengiriman untuk memproses surat keluar, pembuat label untuk kebutuhan penyimpanan dan papan tulis untuk sesi perencanaan dan strategi.
