Sebuah bisnis digabungkan dengan mengajukan dokumen formasi sesuai dengan hukum negara, biasanya dengan kantor sekretaris negara di mana bisnis ingin berada. Dokumen pembentukan ini disebut artikel pendirian di sebagian besar negara tetapi juga dikenal sebagai sertifikat pendirian atau piagam di negara-negara tertentu dengan sejarah menggunakan terminologi yang berbeda. Bisnis dianggap berbadan sejak kantor negara menerima pengarsipan dan membubuhkan stempel atau stempel negara pada dokumen, memberikan wewenang untuk beroperasi di negara bagian. Tanda negara pada pasal pendirian adalah bukti resmi pendirian, yang menunjukkan tanggal pasti negara menerima pengajuan dan korporasi dibentuk sebagai entitas yang diakui.Negara menyimpan catatan pengarsipan dan memberikan salinan dan sertifikat tersertifikasi atas permintaan untuk meyakinkan publik bahwa korporasi terdaftar dengan negara dan memiliki reputasi baik.
Tanda terima pengajuan
Setelah mengajukan artikel pendirian dengan negara, bisnis akan menerima tanda terima pengajuan melalui pos. Kecuali jika pesanan bisnis (dan membayar untuk) salinan artikel yang disahkan pada saat dokumen diajukan, kwitansi mungkin merupakan satu-satunya barang yang dikembalikan oleh negara untuk memverifikasi bahwa pengajuan diterima. Tanda terima pengajuan ini harus disimpan dengan catatan perusahaan bisnis. Dalam banyak kasus, mengacungkan kuitansi pengarsipan asli bersama-sama dengan salinan polos dari artikel pendirian adalah bukti yang cukup dari penggabungan, mengurangi kebutuhan untuk membayar salinan artikel yang disertifikasi setiap kali perusahaan perlu memberikan dokumentasi resmi.
Salinan Artikel Pendirian
Artikel pendirian adalah dokumen publik. Semua negara bagian memelihara basis data gambar dari arsip, dan sebagian besar negara bagian menyediakan basis data ini melalui Internet. Setiap anggota masyarakat dapat mengakses database, dan jika fitur tersebut tersedia, unduh salinan artikel pendirian yang diajukan ke negara bagian (jika tidak, seseorang dapat menghubungi kantor negara bagian untuk memesan salinan).
Unduhan ini akan memiliki tanda negara dan sampul yang menunjukkan tanggal perusahaan terdaftar, tetapi itu hanya akan menjadi salinan. Versi ini, bersama dengan tanda terima pengajuan, mungkin dianggap sebagai bukti pendirian yang cukup untuk membuka rekening bank tetapi kemungkinan tidak akan cukup untuk memenuhi persyaratan uji tuntas untuk aplikasi pinjaman. Solusi terbaik adalah memiliki setidaknya satu salinan resmi dari artikel pendirian di buku catatan perusahaan.
Permintaan salinan resmi dengan mudah dilakukan pada saat pengarsipan dengan pembayaran biaya tambahan dan menghasilkan pengembalian kwitansi pengarsipan dan salinan artikel dengan cap negara asli atau stempel yang terangkat. Salinan artikel yang tersertifikasi juga dapat diperoleh kapan saja setelah mengajukan dengan mengajukan permintaan tertulis dan membayar biayanya.
Sertifikat pendirian
Beberapa negara bagian (seperti Missouri, New Mexico, dan Georgia) mengeluarkan apa yang mereka sebut "sertifikat pendirian" begitu sebuah bisnis mengajukan artikel pendiriannya. Dalam beberapa kasus ada biaya yang dinilai pada saat pengajuan untuk menghasilkan sertifikat. Di negara-negara ini, ketika bukti pendirian diminta, sertifikat pendirian asli adalah satu-satunya bukti yang dapat diterima. Jika sebuah bisnis memiliki salinan artikel yang dicap atau disertifikasi tetapi tidak memiliki sertifikat, bisnis tersebut kemungkinan akan mengalami masalah. Bisnis dapat membuat permintaan negara untuk sertifikat rangkap setelah pembayaran biaya.
Sertifikat Good Standing
Bukti penggabungan yang dapat diterima lainnya yang dapat menggantikan salinan artikel yang disertifikasi adalah sertifikat yang bereputasi baik. Ini adalah dokumen yang dikeluarkan oleh negara yang memverifikasi bahwa bisnis terdaftar dengan negara pada tanggal tertentu dan saat ini aktif dan terkini pada semua pengajuan negara yang diperlukan. Sertifikat ini juga ditempatkan di bawah meterai. Ini dapat dipesan dari negara kapan saja, biasanya setelah membayar biaya.
Melakukan bisnis
Negara mengontrol pendirian dan merupakan satu-satunya entitas yang dapat secara definitif membangun ketika sebuah perusahaan terdaftar dengan negara dan apakah saat ini diizinkan untuk melakukan bisnis. Namun, pasal pendirian tidak perlu diperbarui dengan informasi terbaru tentang siapa yang mengendalikan perusahaan dan apakah itu beroperasi sesuai rencana. Seringkali, ketika bukti penggabungan diminta, artinya diperluas untuk mencakup memberikan bukti kepemilikan, bukti operasi, bukti alamat atau bukti penandatangan resmi.
Jadi, sementara artikel bersertifikasi atau sertifikat reputasi baik secara teknis merupakan bukti penggabungan, sebuah bisnis mungkin diminta untuk juga memberikan salinan anggaran rumah tangga, risalah rapat dewan direksi, resolusi perusahaan yang memberikan wewenang untuk mengambil tindakan tertentu atau tagihan utilitas kepada menetapkan alamat, atau hal-hal lain yang memverifikasi wewenang dan niatnya untuk melakukan bisnis di negara bagian.
