Perpustakaan hanya sebagus sistem pengindeksannya: Tanpa Dewey Decimal, Library of Congress dan semacam katalog volume, tidak ada yang bisa menemukan buku yang tepat dengan cepat atau cukup andal untuk menjadikan perpustakaan bermanfaat. Sampai perpustakaan umum modern menjadi norma selama pertengahan abad ke-19, pustakawan profesional menghafal lokasi buku tebal dalam perawatan mereka. Kemudian, sistem manual seperti katalog kartu membantu pengunjung mencari lokasi buku yang mereka inginkan. Sejak 1990-an, sebagian besar perpustakaan telah mengotomatisasi beberapa aspek operasi mereka. Terlepas dari biaya dan upaya untuk menginstal sistem ini, mereka adalah model yang unggul ketika Anda mempertimbangkan kelemahan dari metode sebelumnya.
Kerentanan terhadap Kesalahan Manusia
Setiap sistem yang bekerja dengan manusia rentan terhadap kesalahan yang dibuat oleh anggota tim yang terganggu, lelah, atau tidak kompeten. Sistem otomatis masih membutuhkan interaksi manusia, tetapi mengurangi jumlah keputusan atau operasi yang harus dilakukan manusia. Baik mengajukan permintaan cadangan pelanggan atau melacak kedatangan buku baru, setiap langkah yang ditangani oleh komputer membuat keseluruhan sistem lebih efisien karena lebih tidak rentan terhadap kesalahan.
Biaya Menambah Seiring Waktu
Menginstal sistem otomatis dapat menelan biaya $ 20.000 hingga $ 50.000 per perpustakaan untuk peralatan itu saja. Terlepas dari biaya awal ini, otomatisasi menghemat uang seiring waktu. Penghematan ini datang dalam dua bentuk. Banyak operasi, setelah dioperasikan, berlanjut tanpa keterlibatan anggota staf - misalnya, menghasilkan laporan tentang permintaan pinjaman antar perpustakaan atau mengirim pemberitahuan lewat waktu elektronik. Operasi yang masih membutuhkan manusia - seperti pemrosesan buku yang dikembalikan - terjadi lebih cepat dengan dukungan otomatisasi. Dalam kedua kasus, perpustakaan dapat memotong staf untuk mengurangi anggarannya, atau menerapkan dana yang disimpan untuk lebih banyak tugas dan program yang berorientasi pelanggan.
Pencarian Lebih Lama dan Kurang Efisien
Mencari buku tertentu dalam katalog kartu - sistem perpustakaan manual yang paling ikonik - berarti berpindah dari satu indeks ke indeks lainnya ketika Anda mengubah pencarian Anda dari penulis menjadi judul. Dengan sistem otomatis, Anda dapat melakukan segala jenis pencarian yang Anda suka dari lokasi yang sama dengan beberapa klik. Ini menghemat waktu pelanggan dibandingkan dengan cara lama, dan membutuhkan lebih sedikit bantuan dari karyawan perpustakaan. Karena semua indeks adalah virtual dan bukan fisik, sistem otomatis dapat memiliki lebih banyak kategori pencarian tanpa menambahkan perabot lainnya. Pelanggan dapat mencari dengan berbagai kata dan konsep utama daripada dengan katalog kartu. Katalog otomatis juga dapat dimasukkan secara online, membiarkan pelanggan mengonfirmasi bahwa buku tersedia dari rumah alih-alih datang ke perpustakaan dan kecewa.
Tertinggal di Informasi Highway
Perpustakaan dan informasi menjadi digital dengan cepat. Perpustakaan mana pun yang masih menggunakan sistem operasi manual tidak dapat terhubung ke sumber daya digital. Ini membuat berbagi informasi dan publikasi jauh lebih sulit dan memakan waktu daripada dengan sistem otomatis. Ketika abad ke-21 berkembang dan lebih banyak sumber daya menjadi sepenuhnya digital, pelanggan perpustakaan manual tidak akan dapat mengakses persentase informasi yang terus bertambah.
Menempatkan Batas di Masa Depan
E-book, podcast, blog, dan tutorial video adalah bagian dari bagaimana dunia modern mengkomunikasikan jumlah pengetahuan manusia. Perpustakaan dengan sistem manual memiliki akses terbatas ke kumpulan karya yang sedang berkembang ini. Sistem otomatis berkualitas apa pun, sebaliknya, secara default akan memberikan akses jarak jauh dan di tempat ke sebagian besar sumber daya ini.
