Jika Anda ingin sesuatu dilakukan dengan benar, tulis Prosedur Operasi Standar, atau SOP yang baik. Manual prosedur operasi standar yang ditulis dengan baik membantu perusahaan berjalan secara efisien dan konsisten dengan memberi tahu karyawan bagaimana prosedur penting harus dilakukan dengan benar. Mempertahankan kualitas dan konsistensi melalui instruksi langkah-demi-langkah yang mudah dipahami juga dapat memberikan manfaat seperti meningkatkan produktivitas, menghilangkan limbah dan mengurangi cedera di tempat kerja. Manual SOP dapat membantu bisnis mematuhi peraturan dan meningkatkan pelatihan bagi karyawan juga.
Langkah 1: Pilih SOP Anda
Identifikasi prosedur yang harus distandarisasi, seperti merakit komponen untuk suatu produk atau menangani keluhan pelanggan. Fokuskan setiap SOP pada satu aktivitas. Hanya tulis tentang prosedur yang Anda tahu cara melakukannya dengan benar. Atau, cari seseorang yang berkualifikasi sehingga mereka dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan prosedur. Kompilasi semua informasi yang akan dibutuhkan.
Langkah 2: Bersiaplah untuk Menulis
Beri setiap SOP judul yang bermakna, seperti "Cara Merakit Produk Anda" atau "Cara Menangani Keluhan Pelanggan." Sertakan nomor atau kategori SOP jika diperlukan, seperti "SOP - Produksi - Perakitan" atau "SOP - Layanan Pelanggan - Menangani Keluhan. ”Ini akan memungkinkan Anda untuk mengelompokkan prosedur terkait untuk karyawan. Gambarlah diagram alur kasar untuk proses untuk mengonfirmasi bahwa Anda memiliki semua informasi dan bahwa itu dalam urutan yang benar. Fokus pada karyawan yang akan melaksanakan prosedur saat mempersiapkan pendekatan Anda.
Langkah 3: Membakukan Bagian
Buat garis besar SOP Anda. Setiap SOP harus memiliki bagian berikut:
- Header
- Tujuan
- Cakupan
- Referensi
- Definisi
- Tanggung jawab
- Prosedur
- Lampiran
- Riwayat Revisi
- Tanda Tangan Persetujuan
Langkah 4: Prosedur Detail Langkah-demi-Langkah
Hancurkan setiap prosedur langkah demi langkah dalam urutan yang harus dilakukan. Mulailah dengan langkah-langkah utama, seperti "Dapatkan Komponen untuk Produk" atau "Jawab Telepon." Kemudian bagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, seperti "Konfirmasikan bahwa setiap bagian sudah benar," atau "Perkenalkan diri Anda dan terima kasih pelanggan telah menelepon. ”
Langkah 5: Tulis Setiap SOP
Menulis sederhana. Gunakan kata-kata kecil dan kalimat pendek. Masukkan ide utama terlebih dahulu. Tindak lanjuti dengan detail. Gunakan kata kerja aksi dan suara aktif. Hindari ambiguitas dan kebingungan. Jangan gunakan singkatan, akronim, atau jargon.
Langkah 6: Memformat SOP Secara Konsisten
Setiap SOP harus ditulis dalam font dan ukuran font yang sama. Bagi paragraf panjang menjadi paragraf pendek. Gunakan poin-poin bukan kalimat yang panjang. Tambahkan alat bantu visual seperti diagram alur. Sorot informasi penting, seperti menggunakan huruf tebal atau miring.
Langkah 7: Menilai Efektivitas Setiap SOP
Periksa SOP untuk keterbacaan, keterbacaan dan kelengkapan.
- Keterbacaan: Apakah jenisnya cukup besar dan mudah dibaca?
- Keterbacaan: Apakah instruksinya sederhana? Atau apakah protokol memiliki dominansi konsep kompleks dan kata-kata tumpul?
- Comprehensibility: Apakah pembaca mempelajari apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan prosedur dengan benar?
Langkah 8: Tinjau, Revisi, dan Setujui
Mintalah karyawan yang melakukan prosedur meninjau SOP untuk mengonfirmasi bahwa mereka memahami segalanya. Tanyakan kepada karyawan yang tidak terbiasa dengan prosedur untuk membaca SOP juga. Pembaca tidak harus melakukan prosedur untuk mengetahui bagaimana hal itu dilakukan. Mintalah setiap set perubahan ditinjau oleh pembaca yang sama sampai diterima. Manajer yang akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP dipatuhi harus menandatanganinya sebelum dilepaskan.
Dalam bisnis, sistem yang seragam bekerja. Membuat manual Prosedur Operasi Standar memastikan bahwa setiap karyawan mengikuti setiap langkah dalam suatu sistem dengan cara yang sama, setiap saat.
