Cara Menulis Prosedur Operasi Standar. Prosedur Operasi Standar, atau "SOP," adalah dokumen yang berisi instruksi tentang cara melakukan tugas. Ini memastikan bahwa pekerjaan rutin dilakukan dengan aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Anda dapat menulis Prosedur Operasi Standar yang otoritatif dengan mengikuti langkah-langkah ini.
Mintalah karyawan menggunakan SOP untuk masukan mereka tentang bagaimana pekerjaan itu harus dilakukan. Harapkan dokumen akan mengalami beberapa draft sebelum final dapat dihasilkan. Mintalah karyawan sendiri meninjau draft untuk saran tambahan.
Siapkan draf pertama. Draf ini harus memetakan semua langkah yang diperlukan dalam prosedur. Tentukan apakah langkah-langkah besar dapat dipecah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Buat bagan alur sederhana untuk dijadikan draft pertama yang berharga.
Tulis halaman pertama termasuk pengantar singkat yang memberikan gambaran umum tentang seluruh pekerjaan. Dengan cara ini, karyawan yang biasanya membaca dan melakukan satu langkah pada satu waktu harus melihat pratinjau pekerjaan dari awal hingga selesai sebelum memulai.
Siapkan tajuk di halaman pertama. Itu harus termasuk nama perusahaan dan logo unit bisnis, judul dokumen, tanggal pembuatan dan nomor dokumen spesifik sebagaimana ditugaskan oleh personel pengontrol dokumen. Juga termasuk nomor masalah yang dihasilkan oleh kontrol perubahan.
Buat tabel langsung di bawah tajuk berjudul, "Amendment History and Approvals." Sertakan kolom untuk tanggal penerbitan SOP, deskripsi perubahan dan tanda tangan untuk pencetus SOP, manajer departemen dan manajer Kontrol Kualitas. Deskripsi perubahan secara singkat harus merangkum setiap revisi yang dibuat untuk SOP sejak dibuat. Setiap revisi harus ditandatangani oleh penggagasnya.
Mulailah halaman kedua dengan tujuan SOP. Termasuk ruang lingkupnya, isi dokumen, definisi istilah atau singkatan yang digunakan dalam SOP, tanggung jawab personel yang terlibat dalam prosedur dan referensi ke dokumen yang diandalkan SOP, seperti standar perdagangan.
Selesaikan SOP dengan menjelaskan prosedur dalam langkah-langkah singkat. Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari menggambarkan beberapa langkah dalam kalimat yang sama. Setelah tugas dirinci, beri tanggal pada dokumen dan ditandatangani oleh petugas pengawas yang sesuai. Email SOP ke departemen kontrol dokumen dan manajer yang bertanggung jawab untuk menerapkan prosedur.
