Kumpulan utang dagang adalah proses mengumpulkan faktur untuk dibayarkan ke dalam grup, atau batch, dan membuat satu entri dalam catatan akuntansi untuk seluruh batch faktur, sebagai lawan entri jurnal individual untuk setiap penerima pembayaran. Batching adalah teknik umum yang digunakan untuk mengurangi entri jurnal, dan itu membantu sistem informasi akuntansi beroperasi lebih efisien. Namun, prosedur batching memiliki kelemahan juga.
Pengurangan Transaksi
Manfaat utama dalam transaksi piutang yang tertagih adalah pengurangan entri dalam sistem akuntansi. Perusahaan dengan jumlah transaksi bernilai rendah yang tinggi dapat dengan cepat melihat ribuan debet dan kredit dalam akun pengeluaran. Tingkat perincian dalam buku besar hutang ini tidak perlu dan menciptakan beban pemrosesan untuk sistem akuntansi terkomputerisasi. Dengan mengelompokkan transaksi setiap hari atau setiap minggu, beban ini dikurangi.
Pembuatan Jejak Audit
Ketika transaksi dikelompokkan setiap hari dan pembayaran dilakukan dengan kawat, mudah bagi pengawas akuntansi untuk merekonsiliasi jumlah kas keluar harian ke arus kas keluar laporan bank, karena laporan bank sering mencantumkan total transaksi harian. Selain itu, pilihan acak dari faktur berbayar dapat dibuat dan ditelusuri ke dalam batch dan laporan bank untuk memastikan jumlah yang dicatat akurat.
Analisis Cepat
Kumpulan transaksi harian dan mingguan memungkinkan akuntan untuk dengan cepat menganalisis tren jumlah pembayaran berdasarkan hari. Setiap kumpulan pembayaran mewakili satuan waktu yang sama; pencilan dengan mudah terlihat dengan membuat daftar total harian dan menyelidiki jumlah tinggi atau rendah. Namun, batching membuatnya lebih sulit untuk mendeteksi arus kas keluar individual yang abnormal. Jika perusahaan khawatir tentang pembayaran tunai dalam jumlah besar yang dilakukan tanpa otorisasi, penyelia dapat melembagakan kebijakan untuk menyertakan tanda tangan ganda dalam jumlah besar.
Kesulitan dalam Rekonsiliasi
Kelemahan potensial untuk menumpuk piutang dapat menjadi kesulitan dalam rekonsiliasi. Jika akuntan perusahaan tidak rajin mencatat transaksi apa yang membuat setiap batch, rekonsiliasi pembayaran bisa sulit, jika bukan tidak mungkin. Jika kelemahan ini ada, mudah bagi karyawan untuk melakukan penipuan atau vendor untuk membantah bahwa mereka telah menerima pembayaran.
