Persepsi publik terhadap perusahaan atau agensi dapat sangat dipengaruhi oleh komunikasi eksternalnya, sementara kepuasan kerja karyawan perusahaan sebagian bergantung pada komunikasi internalnya. Membuat pesan atau kampanye komunikasi yang efektif dimulai dengan memeriksa beberapa faktor.
Menjawab Pertanyaan Utama
Di dunia di mana orang dibanjiri dengan ribuan pesan setiap hari, pertanyaan utama mereka seringkali adalah "Mengapa saya harus peduli?" Atau "Apa untungnya bagi saya?" Komunikasi yang efektif membuat jawaban ini jelas bagi pembaca atau pendengar. Tanyakan pada diri Anda informasi apa yang paling penting bagi Anda jika Anda adalah anggota audiens dan pastikan materi Anda memberikan rincian ini. Tekankan manfaat di awal pesan atau materi Anda sebelum menambahkan informasi yang kurang penting.
Penyederhanaan
Menjaga komunikasi Anda secara langsung meningkatkan kemungkinan itu akan efektif. Targetkan tingkat membaca kelas enam hingga delapan untuk materi tertulis. Hindari menggunakan akronim, ketentuan peraturan atau jargon. Hapus kata-kata jika orang biasa yang Anda hentikan di jalan tidak akan tahu artinya. Saat menyiapkan materi tertulis, pertahankan kalimat yang singkat dan pisahkan salinan dengan judul dan gambar. Halaman penuh teks tidak menarik bagi pembaca potensial.
Metode
Jadikan informasi tersedia bagi pelanggan dan karyawan melalui berbagai format. Rilis berita, pesan teks, dan email dapat digunakan untuk mengkomunikasikan informasi yang mendesak, sementara buletin dapat menjadi pilihan yang tepat untuk konten yang kurang sensitif terhadap waktu. Situs web sangat penting untuk komunikasi dengan audiens eksternal, dan Intranet yang terorganisir dengan baik yang menampilkan konten berita dan sumber daya praktis dapat sangat membantu karyawan. Memasukkan presentasi video memungkinkan Anda untuk menarik pelajar visual dan menawarkan perspektif atau detail baru. Mengadakan pertemuan dengan karyawan atau publik menawarkan interaksi tatap muka yang dapat membangun kredibilitas dan membuat audiens merasa dihargai.
Ketepatan waktu
Informasi yang perlu diketahui pelanggan Anda harus dikomunikasikan secepat mungkin. Ketika audiens Anda mempelajari informasi dari media alih-alih langsung dari organisasi Anda, mungkin ada persepsi bahwa Anda bermaksud menyembunyikan informasi atau bahwa Anda tidak benar-benar peduli dengan audiens Anda. Center for Disease control mencatat dalam buku pedoman komunikasi krisisnya bahwa dua kesalahan paling serius yang dapat dilakukan organisasi ketika berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan adalah memberikan informasi yang terlalu sedikit dan terlambat atau dianggap sebagai arogan dan tidak menghargai para pemangku kepentingan. Pikiran-pikiran ini dirangkum dalam slogan agensi: "Jadilah yang Pertama. Jadilah benar. Jadilah kredibel."
Transparansi dan Frekuensi
Karyawan dan publik sering curiga terhadap perusahaan dan lembaga pemerintah, tetapi Anda dapat membangun kepercayaan dengan meningkatkan transparansi pesan Anda. Eksekutif harus menyampaikan kabar buruk dan bersedia mengungkapkan penyesalan yang mereka rasakan tentang keadaan yang sulit. Berbagi alasan di balik keputusan sulit juga dapat membangun pemahaman.
"Ketika Anda mengungkapkan informasi yang merusak yang tidak perlu Anda ungkapkan, Anda mendapatkan reputasi untuk transparansi," kata Peter Sandmann, pakar komunikasi risiko dan konsultan perusahaan. “Orang-orang mulai memperhatikan bahwa ketika Anda melakukan sesuatu yang salah, Anda mengatakannya; karena itu ketika Anda tidak mengatakannya, Anda tidak melakukan kesalahan apa pun."
Pelanggan dan karyawan tidak seharusnya hanya mendengar dari Anda ketika berita buruk.Sebuah buletin bulanan atau pertemuan triwulanan dapat membuat karyawan mendapat informasi tentang kegiatan perusahaan, sementara artikel di situs web perusahaan dan email pilihan tetap membuat pelanggan tetap terhubung.
