Sebagian besar perusahaan menggunakan berbagai media untuk berkomunikasi dengan karyawan, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat umum. Media komunikasi yang sebenarnya biasanya ditentukan oleh konten dan tujuan pesan dan ke grup mana Anda berbicara. Penting bagi perusahaan untuk fokus pada komunikasi internal dan eksternal. Beberapa organisasi merekrut profesional untuk mengelola semua komunikasi mereka, seperti perencana media, perusahaan hubungan masyarakat, copywriter profesional, dan biro iklan. Organisasi lain memiliki departemen atau individu di dalam perusahaan yang menangani semua komunikasi. Dalam kedua kasus tersebut, semakin ditargetkan pesan Anda ke pemirsa khusus, semakin efektif pesan itu.
Apa itu Komunikasi Internal?
Komunikasi internal adalah segala informasi yang dibagikan kepada karyawan dan pemegang saham, termasuk dewan direksi atau pemegang saham perusahaan. Informasi internal, seperti perubahan kebijakan perusahaan, biasanya dirahasiakan karena pesannya tidak relevan bagi orang luar atau seharusnya disimpan dalam basis karyawan.
Komunikasi internal harus direncanakan dan dimaksudkan untuk memengaruhi pengetahuan, sikap, dan perilaku anggota tim perusahaan Anda. Ini adalah cara perusahaan membangun hubungan dan pemahaman dengan karyawannya di semua tingkatan. Ini dapat mendorong produktivitas, loyalitas, inovasi, dan kepercayaan pada perusahaan sehingga semua karyawan memahami bagaimana mereka memainkan peran dalam keseluruhan keberhasilan organisasi.
Komunikasi Internal Umum
Sebagian besar komunikasi internal terdiri dari informasi yang disampaikan dari pemberi kerja kepada karyawan atau dari karyawan ke karyawan. Isi dari jenis komunikasi ini dapat mencakup informasi tentang pelatihan, perubahan manajemen, kebijakan dan prosedur dan undangan rapat. Beberapa media umum untuk jenis pesan ini termasuk email, memo, situs web internal, surat, rapat, dan panggilan konferensi. Pemegang saham dan karyawan sering menerima buletin atau laporan triwulanan tentang tujuan perusahaan dan informasi keuangan juga. Ini dapat bermanfaat saat membuat komunikasi internal untuk melibatkan karyawan sendiri dalam pembuatan konten, sehingga hal itu dapat diterima dan relevan, membantu karyawan Anda merasa seperti mereka memiliki suara. Ketika dilakukan dengan baik, komunikasi internal memberdayakan karyawan Anda untuk menjadi bagian dari upaya komunikasi eksternal Anda.
Apa itu Komunikasi Eksternal?
Komunikasi eksternal adalah komunikasi apa pun kepada klien, calon pelanggan, dan publik di luar organisasi Anda. Pesan eksternal dapat mencakup informasi tentang produk baru atau tentang inisiatif perusahaan. Pesan eksternal biasanya dirilis untuk mendapatkan pelanggan, membangun merek perusahaan atau memengaruhi pendapat publik tentang perusahaan Anda. Komunikasi eksternal Anda dapat membantu menjaga hubungan dengan komunitas serta membantu perusahaan Anda mengumpulkan informasi dari pelanggan dan pelanggan potensial. Komunikasi eksternal juga mencakup koneksi ke vendor, pemasok, pemberi dana, dan mitra bisnis lain yang mungkin disediakan perusahaan Anda dengan produk atau layanan.
Komunikasi Eksternal Umum
Ketika perusahaan ingin memberikan informasi kepada pelanggan, klien atau pemangku kepentingan luar lainnya, mereka menggunakan komunikasi eksternal. Organisasi menggunakan media komunikasi yang berbeda tergantung pada jenis dan tujuan informasi. Misalnya, iklan email, cetak, televisi dan radio memberi tahu masyarakat tentang penjualan atau produk baru. Siaran pers adalah komunikasi formal yang dapat mengumumkan lowongan kepemimpinan baru atau inisiatif perusahaan, seperti lelang amal mendatang atau acara profesional, dengan maksud untuk mendapatkan liputan media yang diperoleh. Situs web dan saluran media sosial juga dianggap sebagai bagian dari platform komunikasi eksternal organisasi.
Beberapa perusahaan menyewa perencana media untuk mendapatkan perusahaan mereka dan informasi mereka disebutkan dalam artikel berita. Ingat juga untuk menganggap karyawan Anda sebagai mitra dalam komunikasi eksternal Anda. Anda perlu memastikan mereka mendapat informasi sepenuhnya melalui metode komunikasi internal Anda untuk membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan audiens eksternal Anda.
Pertimbangan Lebih Lanjut tentang Medium
Jika Anda bertugas merencanakan komunikasi perusahaan Anda, pilih media yang sesuai dengan pesan aktual, baik internal maupun eksternal, setiap kali Anda perlu berkomunikasi. Misalnya, jika informasi yang Anda rilis sensitif atau rahasia, Anda mungkin perlu mengumumkannya di rapat pribadi alih-alih menyiarkannya melalui email ke semua karyawan. Jika perusahaan Anda mengalami penjualan besar, Anda ingin menggunakan iklan untuk memberi tahu publik, dan bukan buletin pemegang saham untuk mengumumkan acara tersebut.
Banyak perusahaan memiliki situs web internal dan eksternal yang menampilkan pesan yang sesuai. Mempertimbangkan siapa audiens Anda dan pesan apa yang Anda bagikan setiap kali Anda berkomunikasi adalah kunci keberhasilan bisnis. Dan ingatlah untuk tidak membombardir audiens internal dan eksternal dengan terlalu banyak komunikasi sehingga pesan Anda tidak terdilusi atau diabaikan.
