Bayangkan sebuah lingkungan kerja di mana Anda tidak memiliki panduan tentang bagaimana berkomunikasi secara efektif dengan kolega Anda dan tidak ada kebijakan tentang apa yang harus dikatakan kepada dunia luar. Sepertinya bisnis itu tidak akan terlalu sukses, bukan? Cara organisasi berkomunikasi dengan orang-orang di dalamnya dan orang-orang di luarnya merupakan bagian integral dari keberhasilannya. Kebijakan dan pedoman komunikasi membantu karyawan berbagi informasi untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan mendukung citra organisasi secara eksternal.
Peran Komunikasi Internal
Komunikasi internal terjadi ketika suatu bisnis membagikan informasi dalam dirinya kepada stafnya. Perusahaan dapat berkomunikasi secara internal secara tertulis melalui email dan memo atau secara lisan di rapat dan konferensi. Tujuan utama komunikasi internal adalah untuk mengidentifikasi dan berbagi tujuan perusahaan. Sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui apa yang sedang mereka upayakan. Sasaran dapat mencakup seluruh perusahaan, departemen atau individu. Bagaimanapun juga, mengetahui apa tujuan mereka di tempat kerja membantu karyawan untuk tetap berada di jalur yang benar.
Menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik adalah alasan lain mengapa komunikasi internal sangat penting. Dengan berkomunikasi dalam perusahaan tentang perubahan organisasi, angka penjualan dan masalah sumber daya manusia, bisnis dapat menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan efektif tempat karyawan berkembang. Ini membantu mengurangi tingkat turnover, menarik bakat baru dan meningkatkan kepuasan karyawan. Bisnis juga dapat menghentikan rumor perusahaan sebelum mereka mulai dengan memastikan mereka berkomunikasi secara terbuka dan rutin dengan karyawan mereka.
Komunikasi internal membantu bisnis untuk tetap menggunakan merek dan mengendalikan pesan. Dengan memiliki janji merek yang kuat yang dikomunikasikan secara internal, karyawan memiliki pegangan yang lebih baik dalam berbicara dengan pelanggan dan pihak eksternal lainnya. Dengan komunikasi yang mengarah pada tujuan yang jelas dan staf yang terlatih, bisnis memiliki peluang yang lebih baik untuk memastikan bahwa interaksi pelanggan positif.
Tujuan Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal terjadi ketika bisnis bertukar informasi dengan pelanggan, prospek, mitra, pemasok, investor, dan pemangku kepentingan lain di luar perusahaan. Merupakan hal yang tidak terpisahkan bahwa organisasi menerapkan kebijakan yang memandu karyawan tentang jenis informasi apa yang dibagikan di luar perusahaan, dengan siapa dibagikan dan bagaimana cara membagikannya.
Memiliki pedoman tentang jenis informasi apa yang akan dibagikan dengan pihak mana yang penting sehingga informasi tertentu tidak jatuh ke tangan yang salah atau menimbulkan masalah bagi perusahaan. Misalnya, jika perusahaan mengembangkan produk baru yang akan merevolusi pasar, sangat penting untuk tidak membagikan detail spesifik produk tersebut dengan pesaing sebelum dirilis. Namun, perusahaan mungkin ingin memberi tahu pelanggan, investor, dan mitra mereka tentang produk sebelum orang lain.
Mengontrol informasi negatif tentang perusahaan adalah salah satu alasan komunikasi eksternal yang efektif sangat penting. Dengan memiliki strategi, organisasi dapat menjangkau pemangku kepentingan eksternal dan membahas masalah yang dihadapi. Jika sebuah perusahaan berhadapan dengan bencana kehumasan, misalnya, memiliki rencana untuk berbicara dengan media dan pelanggan adalah bagian penting dari penanganan situasi.
Memastikan Pesan Terpadu Secara Internal dan Eksternal
Agar bisnis dapat berhasil, komunikasi internal dan eksternal perlu bekerja bersama untuk memenuhi tujuan perusahaan. Misalnya, jika perusahaan berbagi informasi yang saling bertentangan dengan karyawan dan investornya, mereka mungkin harus berurusan dengan beberapa pemangku kepentingan yang tidak bahagia dan tidak termotivasi, yang dapat menyebabkan masalah yang lebih besar.
Bisnis perlu melihat khalayak internal dan eksternal untuk memiliki kebijakan komunikasi terpadu. Misalnya, jika perusahaan sedang mengembangkan pesan merek, penting untuk membuat poin pembicaraan untuk penggunaan internal dan eksternal bersama-sama. Dengan begitu, perusahaan dapat mengembangkan pesan yang menarik bagi karyawan mereka dan memotivasi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka, di samping informasi yang menarik pelanggan dan mitra mereka. Jika olahpesan itu dikembangkan secara terpisah, mungkin ada ide yang bertentangan atau istilah berbeda yang membingungkan baik secara internal maupun eksternal.
