Apakah Anda seorang karyawan yang menulis laporan untuk bos Anda, atau pemilik bisnis yang melapor kepada manajer umum Anda, alat terbaik adalah kerangka kerja "mengapa-bagaimana-bagaimana". Mengapa Anda menulis laporan ini? Informasi apa yang perlu diketahui pembaca? Bagaimana Anda akan mempresentasikan rekomendasi atau kesimpulan Anda? Mengikuti struktur ini akan memberikan aliran logis ke dokumen Anda. Ini akan memberi bos atau eksekutif Anda informasi yang tepat yang diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi dengan baik.
Fokus pada Mengapa
Pahami mengapa Anda menulis laporan. Sangat penting bahwa Anda jelas tentang tujuan laporan, jika tidak, Anda dapat menyesuaikan tulisan Anda kepada audiens yang salah atau meninggalkan informasi penting. Ajukan pertanyaan jika perlu. Jika laporan akan didistribusikan ke berbagai departemen, pertimbangkan apakah Anda harus menyertakan bagian-bagian individual yang membahas masalah masing-masing departemen.
Putuskan Informasi Apa yang Harus Disertakan
Kumpulkan informasi yang Anda butuhkan, seperti data keuangan, bagan, dan grafik. Wawancarai orang-orang yang pendapatnya relevan dengan laporan Anda. Kemudian, putuskan poin atau poin terpenting yang menurut Anda perlu diketahui audiens. Mulailah dengan menulis beberapa paragraf yang menyoroti poin-poin penting, atau menyusun informasi Anda menjadi daftar poin-poin penting.
Putuskan Cara Mempresentasikan Rekomendasi Anda
Beri judul pada laporan. Jelaskan secara singkat rincian penugasan atau alasan penulisan laporan. Jelaskan metode pengumpulan informasi Anda. Atur badan laporan secara logis, misalnya, sesuai dengan tema inti. Pastikan untuk memasukkan informasi yang cukup untuk menunjukkan bahwa Anda telah menyelidiki subjek secara menyeluruh. Akhiri laporan dengan kesimpulan atau rekomendasi Anda, berdasarkan temuan Anda.
Tambahkan Ringkasan Eksekutif
Kembali ke awal laporan Anda dan tambahkan satu atau dua paragraf yang meringkas poin utama dari laporan tersebut. Atau, gunakan poin-poin untuk menyusun ide-ide Anda. Ringkasan eksekutif mungkin hanya untuk dibaca oleh bos Anda, jadi pastikan untuk memasukkan semua informasi yang terkait. Secara singkat, tentang apa laporan itu? Apa temuan utama? Apa yang Anda usulkan atau rekomendasikan? Apa yang terjadi selanjutnya? Edit ringkasan Anda hingga memberikan esensi laporan Anda dalam waktu membaca satu atau dua menit.
Format Laporan
Jika ada panduan gaya perusahaan, pastikan Anda mengikutinya. Jika tidak, format laporan dengan gaya yang mudah dibaca, membuat salinan semudah mungkin memindai. Gunakan judul yang jelas untuk memisahkan topik; ini memudahkan bos Anda untuk menemukan halaman yang relevan dalam laporan. Pertimbangkan untuk menyoroti fakta-fakta penting dalam font besar atau cetak tebal. Atur setiap laporan keuangan, bahan cetakan atau dokumen pendukung lainnya dalam lampiran pada akhir laporan.
Periksa dan Koreksi Baca
Periksa laporan untuk ejaan dan tata bahasa yang tepat. Pemeriksaan ejaan dan tata bahasa online sangat membantu, tetapi tidak selalu memungkinkan untuk konteks.Jika memungkinkan, mintalah seseorang mengoreksi laporan dengan mata kesalahan. Minta proofreader untuk mengkritik laporan secara umum. Apakah Anda meninggalkan pemikiran yang belum selesai? Sudahkah Anda menggunakan terminologi industri secara konsisten? Apakah mudah dimengerti? Jangan mencoba mengesankan dengan kosakata bintang Anda - lebih baik berusaha untuk kejelasan.
