Memiliki orang yang tepat muncul di pertemuan bisnis Anda dapat membuat atau merusak acara. Ketika Anda membuat undangan yang menarik dan profesional, Anda meyakinkan undangan tentang pentingnya pertemuan, perlunya kehadiran mereka dan manfaatnya bagi mereka.
Personalisasi undangan jika Anda mengirim surat satu per satu. Gunakan kop surat perusahaan atau logo Anda jika Anda mengirim kartu pracetak. Untuk undangan email, tampilkan logo dan tautan situs web Anda. Panggil setiap orang dengan nama dan minta korespondensi datang dari pejabat tinggi perusahaan, lengkap dengan tanda tangan.
Pimpin dengan kalimat pembuka yang meyakinkan yang menjelaskan apa yang terjadi dan mengapa orang tersebut diundang untuk hadir. Misalnya, “Keahlian industri Anda menjadikan Anda kandidat yang ideal untuk komite pengarah baru kami. Saya ingin mengundang Anda untuk bertemu dan berbaur dengan para penggerak dan pelopor komunitas bisnis kami di acara makan siang dan presentasi."
Sebutkan eksklusivitas pertemuan, topik yang akan dibahas atau hasil yang diinginkan hari itu. Misalnya, "Kami hanya mengundang selusin CEO top lokal untuk menjadi bagian dari diskusi meja bundar ini. Tujuan kami adalah untuk melakukan brainstorming rekomendasi yang ramah bisnis untuk disampaikan kepada badan legislatif negara bagian tahun depan mengenai kebutuhan unik para pengusaha di negara bagian kami. Kami ingin suara Anda didengar."
Perhatikan pembicara tamu, jamuan, atau peluang jaringan yang mungkin menarik bagi para profesional yang sibuk. Misalnya, "Kami akan mendengar dari kandidat lokal yang mencalonkan diri untuk jabatan dan memberikan periode untuk tanya jawab. Kami juga akan menyediakan brunch dan coffee bar khusus."
Sertakan semua detail pertemuan yang terkait dalam bagian yang disorot atau tebal dari surat Anda yang menonjol bagi yang diundang. Informasi penting seperti tanggal, waktu, dan lokasi dapat hilang di badan surat. Masukkan semuanya dalam satu bagian untuk referensi yang mudah.
Minta RSVP pada tanggal tertentu sehingga Anda dapat merencanakannya. Berikan undangan beberapa cara untuk mengonfirmasi kehadiran, seperti melalui email, situs web perusahaan, kartu pracetak atau panggilan telepon.
Kiat
-
Periksa kalender bisnis dan komunitas untuk peristiwa yang bertentangan sebelum menjadwalkan tanggal dan waktu. Anda tidak ingin bersaing dengan fungsi Kamar Dagang, acara Rotary club atau konferensi besar atau pameran dagang.
Kirimkan undangan setidaknya sebulan di muka dengan pemberitahuan pengingat dua minggu untuk memberikan waktu kepada peserta untuk menambahkan Anda ke jadwal mereka. Jika ini adalah pertemuan atau konferensi besar di mana orang perlu merencanakan perjalanan dan akomodasi, berikan setidaknya enam bulan pemberitahuan bila memungkinkan.
