Laporan kemajuan jelas, dengan desain yang lebih rumus dari laporan triwulanan. Yang terakhir bervariasi dalam formatnya dari bisnis ke bisnis dan institusi ke institusi. Namun, pedoman dasar berikut ini berlaku untuk keduanya: Berhati-hatilah terhadap audiens Anda dan apa yang mereka harapkan akan temukan dalam laporan dan jaga agar tulisan Anda jelas dan singkat, dengan nada serius, tanpa basa-basi, dan gaya yang akurat, terbuka, dan dapat diandalkan.
Item yang Anda butuhkan
-
Data dan informasi untuk dimasukkan
-
Program pengolah kata yang bagus seperti Microsoft Word
Gunakan format memo tradisional untuk kemajuan dan laporan triwulanan. Mulailah dengan tanggal, nama dan posisi orang yang akan dituju laporan, nama dan posisi Anda, dan baris subjek yang jelas dan ringkas. Misalnya, baris subjek untuk laporan kemajuan mungkin "Kemajuan pada Proyek Integrasi Data." Baris subjek untuk laporan triwulanan sering kurang spesifik dan hanya mengatakan sesuatu seperti "Laporan Triwulan untuk Departemen Data, Triwulan Ketiga 2010." Jika laporan triwulanan adalah salah satu dari beberapa laporan yang dikirimkan ke orang yang sama, pastikan Anda tahu format persis yang diharapkan orang tersebut.Pembaca perlu dengan cepat mencerna semua data yang masuk dan akan berharap untuk menemukan jenis informasi tertentu di tempat yang sama di setiap laporan.
Untuk laporan kemajuan, buka dengan ringkasan kemajuan, seperti "Proyek integrasi data berjalan sesuai jadwal dan sesuai anggaran." Jika Anda mencari sesuatu yang spesifik - bantuan dari karyawan atau departemen lain, dana tambahan, dll. - daftar segera untuk memastikan itu tidak diabaikan oleh pembaca. Buka laporan triwulanan dengan cara yang sama dengan merangkum informasi yang terkandung dalam laporan.
Detail latar belakang proyek, yang dapat dimasukkan dengan ringkasan kemajuan jika Anda inginkan, dengan meringkas detail dengan cepat dan menjelaskan tujuan dan jadwal waktunya. Dalam kerangka kerja laporan triwulanan, Anda dapat memasukkan kemajuan yang dibuat sejak laporan terakhir, memperhitungkan baik dan buruknya. Ingatlah bahwa Anda ingin terbuka dan jujur.
Tentukan dalam laporan kemajuan semua pekerjaan yang selesai dan gunakan kata kerja tindakan untuk menekankan bahwa mereka yang bekerja pada proyek telah rajin. Anda juga dapat memasukkan tanggal spesifik ketika fase proyek selesai atau ketika bagian dari itu menjadi aktif atau online atau apa pun tujuannya. Pada titik ini dalam laporan triwulanan dan dalam format yang sesuai, mulailah merinci kemajuan yang telah dibuat. Daftar masalah yang perlu diselesaikan.
Berikan perincian dalam laporan kemajuan dari setiap dan semua masalah yang Anda hadapi, strategi untuk menyelesaikannya dan jadwal untuk penyelesaiannya atau penjelasan mengapa masalah tersebut sedang berlangsung.
Susun jadwal kerja dalam laporan kemajuan, bersama dengan pencapaian yang Anda antisipasi selama interval waktu mendatang. Anda dapat menyelesaikan laporan dengan evaluasi keseluruhan proyek dan apa yang sejauh ini telah dicapai. Dalam laporan triwulanan, ramalkan peluang dan tantangan yang akan datang bersama dengan hasil yang diantisipasi dan kegiatan penting. Mungkin diakhiri dengan permintaan komentar, umpan balik, dan ide.
