Jika pekerjaan Anda memerlukan pengarahan berkala kepada manajer atau kepemimpinan senior tentang fungsi departemen Anda, kemungkinan Anda dapat membagi tugas ini menjadi empat bagian, atau segmen tiga bulan. Banyak organisasi menggunakan periode waktu triwulanan untuk operasi akuntansi dan keuangan, sehingga mereka akan membutuhkan pengarahan yang sesuai dengan kerangka waktu ini. Laporan triwulanan harus mencakup ringkasan eksekutif dan informasi tentang kemajuan bisnis, sorotan, tantangan dan tujuan yang dicapai selama periode itu. Anda bahkan dapat menyertakan referensi anekdotal yang dapat menghidupkan laporan Anda melalui peristiwa aktual yang terjadi selama kuartal tersebut.
Pelajari Laporan Triwulan Sebelumnya
Jika ini adalah laporan triwulanan pertama yang Anda tulis, tinjau laporan sebelumnya - laporan triwulanan atau tahunan. Mungkin ada informasi akhir tahun yang ingin Anda bawa ke laporan triwulanan ini. Juga, mungkin ada format yang disukai untuk laporan triwulanan Anda. Mungkin baik jika Anda akan memasukkan informasi tambahan yang relevan; Namun, tetap dengan format yang sama kecuali diperintahkan sebaliknya. Jika Anda belum memiliki templat dari laporan sebelumnya, buat satu, jadi Anda tidak membuat ulang langkah ini pada kuartal berikutnya.
Tentukan Sumber Informasi Anda
Kecuali jika laporan triwulanan hanya ada di lingkup Anda, kemungkinan Anda akan membutuhkan informasi dari sumber atau departemen lain. Misalnya, jika laporan Anda memerlukan data keuangan, hubungi bagian akuntansi atau keuangan dan minta data yang Anda butuhkan untuk kuartal itu. Jika ada data yang tersedia untuk kuartal sebelumnya, tanyakan juga jika Anda ingin membuat perbandingan antara dua kuartal.
Tinjau Topik Bisnis untuk Pelaporan
Kumpulkan informasi tentang topik bisnis yang Anda tinjau dalam laporan triwulanan Anda. Misalnya, jika Anda adalah manajer proyek perusahaan konsultan dan tujuan dari laporan ini adalah untuk memperbarui tim kepemimpinan tentang kemajuan untuk beberapa keterlibatan yang berbeda, pertimbangkan untuk mendaftarkan nama setiap klien, diikuti dengan jenis keterlibatan sebagai subtopik seperti ini:
- Nama Klien, jenis pengikatan; mis., Pelatihan Eksekutif
- Nama Klien, jenis pengikatan; mis., Lokakarya Pengembangan Tim
- Nama Klien, jenis pengikatan; mis., Penilaian Organisasi
Untuk setiap subtopik, berikan deskripsi singkat tentang perikatan, termasuk personel yang ditugaskan untuk masing-masing. Jika Anda manajer proyek, sertakan nama Anda dan nama klien yang Anda ajak berkomunikasi selama periode ini, serta deskripsi kegiatan Anda sebagai manajer proyek. Jelaskan kegiatan lain pada perikatan, seperti jumlah jam kerja setiap konsultan yang ditugaskan dan tujuan, sasaran, dan pencapaian untuk setiap perikatan. Misalnya, Anda bisa menulis,
"Konsultan ABC John Doe menciptakan kegiatan pengembangan tim untuk lokakarya 1 Februari 2019. Tujuan lokakarya ini adalah untuk meninjau hasil dari penilaian organisasi yang dilakukan pada 1 Desember 2018, dan memfasilitasi kegiatan untuk mengembalikan anggota tim ke misi organisasi. "
Anda menjadi juri tentang berapa banyak detail yang harus Anda berikan, berdasarkan panjang dan format laporan triwulanan Anda. Bagian ini membentuk komponen naratif dari laporan Anda.
Spreadsheet Bermanfaat
Selain bermanfaat dalam menyajikan gambaran keuangan untuk laporan triwulanan Anda, spreadsheet juga dihargai oleh pembaca yang peduli tentang intinya. Anda tidak perlu menyertakan banyak halaman dengan laporan narasi Anda, tetapi penggambaran kuantitatif aktivitas triwulanan memberi pembaca Anda gambaran singkat tentang kemajuan bisnis di wilayah Anda. Dengan menggunakan contoh yang sama, jika Anda melaporkan beberapa keterlibatan, spreadsheet Anda dapat mencerminkan anggaran awal, analisis pembakaran, biaya hingga saat ini dan perkiraan anggaran untuk penyelesaian dalam dolar dan persentase.
Tulis Pendahuluan dan Kesimpulannya
Setelah Anda mengumpulkan semua informasi untuk laporan Anda dan menyiapkan konsep, tulis pengantar dan kesimpulan Anda. Pendahuluan harus mencakup periode untuk laporan Anda, sumber informasi, departemen atau proyek dan audiens. Jika laporan Anda panjang atau rumit, tulis ringkasan eksekutif yang berisi informasi paling relevan dalam ringkasan satu halaman. Kesimpulannya harus menyajikan kembali sorotan selama kuartal tersebut, serta menjelaskan secara singkat setiap masalah penting yang dihadapi selama kuartal tersebut dan proyeksi untuk kuartal berikutnya.
