Istilah "biaya proyek" dan "anggaran proyek" sering dilemparkan secara longgar selama tahap perencanaan proyek. Sementara beberapa percaya bahwa kedua istilah itu dapat dipertukarkan, yang lain tahu bahwa ada perbedaan antara keduanya. Adalah penting bahwa manajer proyek memahami arti dari istilah-istilah ini dan tahu bagaimana menggunakannya dengan benar untuk menghindari kebingungan ketika mengelola proyek dan berkomunikasi dengan eksekutif perusahaan tentang perkembangannya.
Anggaran Proyek
Istilah "anggaran proyek" mengacu pada anggaran yang menunjukkan bagaimana uang yang diberikan untuk proyek akan dibelanjakan. Ini merinci rincian keuangan tentang pengeluaran dan pembelian yang diperlukan untuk membuat proyek ini sukses. Anggaran akan menunjukkan upah karyawan, pembelian mesin, persediaan, peralatan dan sewa untuk lokasi kantor sementara, misalnya. Dengan kata lain, manajer proyek akan dapat menghitung setiap sen yang dihabiskan untuk proyek tersebut.
Biaya Proyek
Istilah "biaya proyek" mengacu pada jumlah total proyek yang dimaksud akan membebani perusahaan. Eksekutif menggunakan angka ini untuk membuat perubahan dalam anggaran perusahaan lainnya, seperti anggaran operasional, anggaran induk dan anggaran pengeluaran untuk memberikan ruang bagi proyek yang bersangkutan. Total biaya proyek dihitung dengan menjumlahkan total biaya dalam anggaran proyek, sehingga pemilik bisnis tahu berapa banyak yang harus disisihkan.
Pengembangan dan Perubahan Proyek
Keseluruhan rencana biaya proyek dipengaruhi jika anggaran proyek disesuaikan selama pengembangan dan pelaksanaan proyek. Misalnya, proyek mungkin terpengaruh oleh keadaan yang tidak terduga seperti kondisi cuaca buruk atau kurangnya tenaga kerja di lapangan. Anggaran dapat berubah jika mesin rusak dan perlu diganti. Jika anggaran berubah setelah disetujui, keseluruhan rencana biaya proyek juga disesuaikan.
Menggunakan Biaya dan Anggaran
Eksekutif perusahaan akan menjaga biaya proyek yang semula direncanakan dan biaya proyek akhir untuk perencanaan masa depan. Perbedaan biaya akan menunjukkan di mana perencanaan memiliki kekurangan, yang bermanfaat untuk proyek masa depan. Ini juga berguna dalam hal manajemen risiko dan langkah-langkah pencegahan, sehingga anggaran dapat lebih akurat untuk proyek atau tugas di masa depan.
