Persiapan faktur komersial yang tepat menjadikan bisnis Anda kemungkinan besar akan dibayar untuk produk atau layanannya tepat waktu. Pendekatan menyeluruh untuk penagihan juga dapat membantu Anda menjaga catatan yang lebih baik dan menjaga anggaran Anda sesuai rencana.
Buat Formulir Standar
Buat templat faktur komersial yang menyertakan kategori untuk semua informasi yang relevan. Formulir yang dapat diisi harus menyertakan kop surat atau logo perusahaan Anda dan informasi kontak, termasuk nomor telepon dan faks serta alamat email dan situs web. Sertakan tempat untuk mengisi tanggal pesanan dan tanggal faktur, nama penjual atau nomor kode dan nomor lisensi kontraktor Anda atau ID pajak, jika berlaku. Buat kolom yang memungkinkan Anda untuk mengisi jumlah, deskripsi, dan harga untuk item yang dijual dan item baris untuk menambahkan pajak penjualan dan menghitung total. Sisakan ruang untuk catatan.
Jadilah spesifik
Saat merinci layanan atau barang yang dijual, spesifikilah. Sertakan nomor bagian, kode referensi, atau deskripsi yang menjelaskan kepada Anda dan pembeli Anda apa yang dimaksud dengan faktur. Hancurkan pekerjaan per jam, dan sertakan deskripsi layanan yang dilakukan. Ini membantu Anda melacak inventaris dan produk kerja dan memungkinkan pelanggan untuk melihat daftar terperinci dari apa yang dikenakan biaya untuknya. Dalam hal terjadi perselisihan, faktur dapat menghapus kesalahpahaman dan membantu Anda menghindari penundaan pembayaran. Jika nomor pesanan pembelian atau kode otorisasi dari pembeli terlibat dalam transaksi, sertakan juga ini.
Online
Buat versi elektronik faktur komersial Anda untuk membuat proses penagihan lebih cepat dan lebih efisien. Faktur yang dihasilkan dan dikirim secara elektronik melalui email juga dapat dilacak secara efektif, terutama jika Anda meminta "tanda terima baca" untuk dilacak ketika penerima menerima dan membuka dokumen. Ini menghindari kemungkinan tagihan yang hilang dalam surat. Jika Anda mengeluarkan faktur kertas, sertakan amplop berbayar untuk mendorong pembayaran yang cepat.
Berikan Opsi Pembayaran
Catat pada faktur saat pembayaran jatuh tempo, dan daftarkan denda atau biaya untuk keterlambatan pembayaran. Sertakan arahan untuk bagaimana faktur dapat dibayar, seperti opsi online, cek perusahaan, cek kasir, wesel atau kartu kredit perusahaan. Berikan nomor langsung ke departemen akuntansi Anda jika pelanggan ingin melakukan pembayaran dalam bentuk transfer bank atau kartu debit melalui telepon.
