Jika Anda berencana untuk bekerja sebagai sekretaris atau asisten administrasi, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki keterampilan yang tepat. Peran asisten sekretaris dan administrasi telah berubah dengan cepat dalam beberapa tahun terakhir, dan keterampilan yang dibutuhkan individu juga telah berkembang. Memahami keterampilan dan kemampuan mana yang paling penting dapat membuat pencarian pekerjaan Anda lebih mudah, dan lebih sukses.
Keahlian komputer
Sebagian besar pekerjaan kesekretariatan sekarang dilakukan pada komputer, sehingga sekretaris harus memiliki keterampilan komputer yang kuat. Keterampilan itu mencakup kemampuan untuk menggunakan paket perangkat lunak perkantoran besar seperti Microsoft Office. Calon sekretaris harus terbiasa dengan beberapa versi Microsoft Office yang berbeda, karena tidak semua perusahaan menggunakan versi terbaru.
Kemampuan komunikasi yang baik
Sekretaris perlu memiliki keterampilan komunikasi yang solid, baik tertulis maupun lisan. Sekretaris sering dipanggil untuk berkomunikasi atas nama bos mereka, dan mereka harus mampu menampilkan diri mereka sendiri, dan majikan mereka, dengan cara terbaik. Sekretaris sering diminta untuk menulis surat dengan hanya sedikit instruksi dari bos mereka. Itu berarti mereka harus memiliki perintah yang sangat baik dari bahasa Inggris, dan memahami etiket bisnis dan format komunikasi bisnis yang baik. Kebutuhan akan komunikasi yang baik meluas ke semua bidang, dari komunikasi yang relatif informal seperti email dan pesan instan, hingga proposal bisnis dan surat formal.
Keterampilan Mengetik dan Administrasi
Sekretaris perlu memiliki keterampilan mengetik yang sangat kuat, karena sebagian besar hari mereka dihabiskan untuk mengetik surat, memo, email, dan komunikasi tertulis lainnya. Banyak pengusaha meminta pelamar kesekretariatan untuk mengikuti tes pengetikan, jadi bersiaplah dan latih keterampilan pengetikan Anda sebelum wawancara. Banyak sekretaris juga melakukan fungsi administrasi, seperti akuntansi dasar dan penggajian. Keterampilan matematika yang kuat penting dalam profesi sekretaris, jadi mengasah keterampilan itu sangat penting.
Keterampilan Orang
Keterampilan interpersonal yang kuat sangat penting untuk sekretaris atau asisten administrasi. Orang-orang ini secara rutin bekerja dengan sejumlah departemen yang berbeda, dan mereka harus dapat bergaul dengan semua orang di organisasi untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Sekretaris juga bekerja dengan mereka yang berada di luar organisasi, sering bertindak sebagai pengganti bos mereka. Sikap ramah dan kemampuan bergaul dengan orang lain sangat penting untuk pekerjaan ini.
