Bisnis kecil dan pekerja lepas dengan penjualan yang baik dapat menguntungkan di atas kertas, tetapi berjuang untuk membayar tagihan mereka karena arus kas yang buruk. Mengirim faktur tepat waktu dan mudah dipahami untuk produk yang Anda jual atau layanan yang Anda berikan dapat membantu Anda menghindari kekurangan uang. Dengan menggunakan informasi standar yang ditemukan pada sebagian besar faktur, Anda dapat membuat sistem Anda sendiri yang membantu Anda menagih piutang Anda lebih cepat daripada nanti.
Daftar Informasi Untuk Faktur
Putuskan apa yang ingin Anda masukkan pada faktur. Informasi faktur umum meliputi:
- Nama dan alamat bisnis Anda
- Tanggal transaksi
- Deskripsi transaksi
- Harga satuan produk yang dijual
- Jumlah unit yang terjual
- Total harga pesanan
- Pajak Penjualan
- Nama dan alamat pelanggan
- Nomor pesanan pembelian (jika digunakan oleh pelanggan)
- Kontak pelanggan
- Syarat pembayaran
- Penawaran diskon
- Opsi pembayaran
Deskripsi Barang
Deskripsi transaksi Anda merinci apa yang dipesan pelanggan dalam bentuk kalimat atau frasa. Harga satuan adalah harga per barang yang Anda jual. Ketentuan pembayaran Anda menjelaskan kapan uang tersebut jatuh tempo kepada Anda, serta hukuman apa pun untuk pembayaran yang terlambat. Opsi pembayaran termasuk instruksi untuk bagaimana klien dapat membayar Anda, seperti cek yang dibayarkan ke nama perusahaan Anda, alamat email PayPal atau pemberitahuan bahwa Anda menerima pembayaran kartu kredit melalui telepon. Jika Anda ingin pembayaran penuh dalam jumlah hari tertentu, seperti 30 hari, sertakan frasa, "Net 30 hari." Jika Anda ingin menawarkan diskon pembayaran awal, sertakan sesuatu seperti, “diskon 3 persen untuk pembayaran dalam 10 bisnis hari faktur ini."
Hasilkan Nomor Faktur
Ketika Anda menelepon orang-orang yang berhutang uang kepada Anda, terutama klien yang lebih besar dan mereka yang melakukan bisnis berulang dengan Anda, mereka sering kali akan meminta nomor faktur yang Anda panggil. Jika Anda mendapat panggilan tentang faktur dari pelanggan, Anda mungkin dapat menemukan dokumen lebih cepat jika faktur Anda bernomor.
Cara termudah untuk membuat sistem penomoran untuk faktur Anda mungkin dengan memulai setiap nomor faktur dengan tanggal, dan kemudian memasukkan angka yang sesuai dengan berapa banyak faktur yang Anda tulis pada hari itu. Misalnya, jika Anda hanya akan menulis satu faktur pada tanggal 25 April 2015, nomor faktur Anda adalah 42520151. Jika Anda menulis faktur kedua pada hari itu, nomor fakturnya adalah 42520152. Sistem ini membantu Anda mencegah secara tidak sengaja menggunakan yang sama nomor pada dua faktur berbeda. Anda dapat menggunakan huruf daripada angka untuk mengikuti tanggal dan / atau menggunakan tanda hubung untuk memisahkan tanggal dari angka atau huruf terakhir. Misalnya, Anda dapat menggunakan 4252015-1 atau 4252015-A untuk faktur pertama yang Anda tulis pada 25 April 2015.
Buat Faktur
Setelah Anda tahu informasi apa yang ingin Anda sertakan pada faktur dan memiliki nomor faktur, buat dokumen Anda. Letakkan nama perusahaan Anda dan informasi kontak di bagian atas, diikuti oleh informasi pelanggan. Mungkin paling sederhana untuk membuat daftar informasi menggunakan pos, diikuti oleh titik dua, kemudian informasi. Misalnya, seorang penyedia makanan mungkin membuat faktur untuk kue mangkuk dengan informasi ini:
Faktur #: 4252015-1 Barang yang dipesan: Cupcakes Harga satuan: $ 2,50 Total unit: 144 Total Harga: $ 360 Pajak (pada 7%): $ 25,20 Total Jatuh Tempo: $ 385,20
