Sistem pengarsipan telah berkembang selama bertahun-tahun dari pengarsipan dokumen dalam kotak ke program perangkat lunak canggih yang menyimpan file secara elektronik tidak terlihat. Meskipun Anda dapat memilih varietas hari ini, semua sistem pengarsipan berbagi satu tujuan utama: manajemen arsip yang efektif. Dengan berbagai sistem pengarsipan yang tersedia, penting untuk mempertimbangkan karakteristik masing-masing untuk memilih yang paling tepat. Sistem pengarsipan yang paling umum mudah diterapkan dan menyediakan cara manajemen file yang efektif.
Pengarsipan Alfabet
Pengarsipan alfabet adalah sistem pengarsipan yang paling umum untuk kurang dari 5.000 catatan. Pengarsipan dengan urutan alfabet adalah sistem tempat Anda mengatur file dengan nama individu, bisnis, institusi, agensi, subjek, topik, atau lokasi geografis sesuai dengan urutan kamus. Sistem ini efektif untuk file nama klien atau pelanggan. Jika mengajukan subjek, gunakan indeks relatif. Indeks adalah daftar dalam urutan abjad dari nama topik yang dipilih untuk mewakili setiap subjek. Referensi indeks relatif untuk mengetahui nama topik apa yang akan menyimpan catatan di bawah.
Pengarsipan Angka
Dalam mengatur sistem pengarsipan angka, atur file secara berurutan menggunakan angka-angka langsung dari catatan atau nomor yang ditugaskan. Sebagian besar sistem menggunakan indeks untuk mengambil file. Sistem pengarsipan numerik meningkatkan produktivitas karena peningkatan kecepatan pengarsipan dan penempatan file.Ini juga memberikan identifikasi yang akurat dan memungkinkan kerahasiaan yang lebih besar. Ia mampu melakukan ekspansi tanpa batas dan Anda dapat menggunakannya untuk lebih dari 5.000 catatan, tidak seperti sistem pengarsipan alfabet.
Pengarsipan -Numerik
Pengarsipan alfanumerik menggunakan kombinasi nama dan angka. Anda biasanya menggunakan sistem pengarsipan jenis ini dengan nama dan nomor subjek. Atur file sesuai dengan divisi alfabet atau judul subjek, lalu dengan kategori nomor. Diperlukan untuk menggunakan indeks relatif untuk file alfa-numerik. Indeks akan mencantumkan kode angka yang ditetapkan untuk setiap divisi alfabet.
Sistem Pengarsipan Tanpa Kertas
Sistem pengarsipan tanpa kertas menjadi hal biasa bagi banyak bisnis dan rumah. Ini memecahkan kebutuhan ruang penyimpanan fisik dan masalah informasi yang hilang atau salah tempat. Sistem pengarsipan tanpa kertas memungkinkan akses bersama di berbagai departemen. Meskipun akses bersama menyediakan akses sesuai permintaan ke catatan, Anda dapat mengatur hak pengguna untuk melihat, mengedit, membuat atau menghapus file untuk mengontrol akses. Jenis sistem pengarsipan tanpa kertas meliputi program perangkat lunak sederhana, server dokumen dan sistem manajemen dokumen.
