Sebagai pemberi kerja, Anda bertanggung jawab untuk memotong pajak federal dari gaji karyawan dan kemudian mengirimkan jumlahnya ke Internal Revenue Service. Meskipun persyaratan ini menambahkan tugas administrasi dan pembukuan ke daftar tugas Anda, proses penghitungan pemotongan pajak pemberi kerja sangat mudah. IRS menyediakan Publikasi 15 (Circular E), Panduan Pajak Pemberi Kerja, yang berisi informasi yang Anda butuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pajak gaji majikan dan menghindari masalah. Edaran E diperbarui setiap tahun untuk mencerminkan perubahan dalam kode pajak federal.
Apa yang Termasuk dalam Circular E?
Jadwal E adalah panduan komprehensif untuk pajak gaji majikan federal. Ini menuntun Anda melalui proses pengaturan akun IRS sebagai pemberi kerja, menerima Nomor Identifikasi Pemberi Kerja dan menentukan siapa yang harus Anda perlakukan sebagai karyawan untuk keperluan pajak. Ini juga menyediakan informasi tentang pengaturan sistem penggajian Anda untuk disinkronkan dengan pelaporan IRS, persyaratan pemotongan, dan menentukan jenis periode penggajian yang akan digunakan: mingguan, dua mingguan atau bulanan. Ini juga menyediakan informasi untuk mengirimkan pembayaran pajak gaji kepada IRS, apakah dengan mengirimkan cek jika gaji triwulanan Anda berada di bawah jumlah ambang batas atau dengan melakukan setoran pajak online sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh pajak dan volume gaji Anda. Circular E juga berisi lusinan halaman tabel pajak yang dapat Anda gunakan untuk mencari jumlah yang harus dipotong dari gaji setiap karyawan berdasarkan gaji dan keadaan individu seperti status perkawinan.
Cara Menggunakan Circular E dalam Bisnis
Beberapa informasi dalam Circular E ditujukan untuk pengusaha pertama kali, seperti informasi tentang mendaftar untuk EIN. Informasi lain, seperti spesifikasi yang mengatur siapa yang harus diperlakukan sebagai karyawan, relevan ketika Anda pertama kali mempekerjakan karyawan, tetapi Anda dapat merujuknya dari waktu ke waktu ketika Anda mempekerjakan pekerja dalam situasi yang berbeda. Tabel pajak pada akhir Circular E relevan dengan perhitungan pajak gaji Anda secara berkelanjutan, terutama jika karyawan Anda dibayar upah daripada gaji, dan jumlah gaji mereka bervariasi dari satu periode pembayaran ke periode pembayaran berikutnya. Simpan salinan Circular E yang dikirim IRS kepada Anda setiap tahun dan rujuk sesuai kebutuhan.
Cara Menggunakan Tabel Pajak
Ketika Anda merekrut karyawan, minta mereka mengisi formulir W-4 untuk memberikan informasi pemotongan atau sinopsis keadaan pribadi yang memengaruhi berapa banyak pajak penghasilan federal yang harus mereka bayar. Anda dapat menemukan formulir W-4 online, dan Anda harus menyimpan formulir ini di file setelah karyawan Anda menyelesaikannya. Saat Anda menulis cek gaji, temukan halaman di tabel pajak gaji yang sesuai dengan periode pembayaran standar Anda dan juga dengan status pengajuan karyawan tertentu, seperti pengarsipan lajang atau menikah secara bersama-sama. Temukan kolom untuk jumlah tunjangan pemotongan yang ditentukan pada masing-masing W-4 karyawan dan gulir ke bawah ke baris daftar rentang gaji, yang mencakup jumlah gaji karyawan itu. Angka pada baris dan kolom yang sesuai memberi tahu Anda berapa banyak pajak penghasilan federal yang dipotong selama periode pembayaran.
