Penjadwalan adalah salah satu tugas administratif biasa yang tidak seorang pun ingin melakukannya; Namun, kegagalan untuk mengembangkan cara sistematis untuk mencatat tanggal dan tonggak penting dapat merusak rencana terbaik. Kalender master harus menyertakan tanggal penting, otomatis, dan menyertakan sistem pengingat untuk memberi tahu orang-orang tentang tanggal mendatang. Untuk membuat kalender master secara efektif, itu harus intuitif, efisien, dan memiliki prosedur yang ditulis dengan baik untuk semua pengguna.
Tunjuk satu orang untuk memegang pertanggungjawaban untuk pemeliharaan dan pencadangan. Orang ini harus bertanggung jawab untuk meninjau dan memasukkan tanggal-tanggal penting pada kalender sebelum didistribusikan.
Masukkan tanggal dan tenggat waktu akhir. Tanggal akhir mungkin merupakan alasan paling penting untuk membuat dan memelihara kalender master komunal. Tanggal-tanggal ini harus menonjol dan dimasukkan dalam huruf tebal, berwarna atau semua topi.
Bekerja dengan para profesional dan staf pendukung untuk menentukan tanggal tickler sebelum batas waktu. Ini tergantung pada aktivitas dan organisasi. Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan pengingat satu minggu sebelum rapat anggaran besar. Namun, happy hour grup mungkin hanya membutuhkan pengingat satu jam sebelum acara. Anda juga akan ingin membangun waktu untuk bepergian jika acara tersebut tidak ada di kantor terdekat.
Tentukan proses untuk memberi tahu pengguna tentang perubahan. Ini bisa menjadi proses formal atau informal. Namun, harus dijelaskan secara jelas dalam prosedur. Anda juga perlu memberikan cara untuk mengkonfirmasi perubahan. Ini bisa berupa email cepat dengan permintaan konfirmasi kepada semua staf atau peserta rapat.
Berikan opsi untuk menyertakan tanggal tindak lanjut. Tanggal tindak lanjut adalah tanggal yang muncul sebagai hasil dari pertemuan lain. Artinya, mereka terikat pada pertemuan asli. Contohnya adalah AR (tindakan yang diperlukan) untuk diselesaikan sebelum pertemuan berikutnya. Mampu melampirkan tanggal tindak lanjut ke pertemuan asli adalah cara yang baik untuk mengotomatiskan proses dan membawa lebih banyak efisiensi ke pertemuan atau acara berikutnya.
Cetak kalender utama setiap hari dan setiap minggu dan distribusikan. Ini opsional tergantung pada organisasi.
Tempatkan kalender di lokasi pusat. Ini bisa online, dalam file bersama atau di papan buletin bersama.
