Anda ingin karyawan Anda memanfaatkan waktu liburan sesuai kebijakan mereka, tetapi itu tugas Anda untuk memastikan bahwa Anda memiliki karyawan di semua departemen sepanjang tahun sehingga bisnis normal dapat berlanjut. Satu-satunya cara untuk mengoordinasikan liburan karyawan adalah dengan membuat kalender liburan utama. Anda dapat menggunakan berbagai program perangkat lunak online atau di komputer Anda untuk membandingkan jadwal dan mengatur waktu liburan karyawan dengan benar. Anda juga dapat menyimpan kalender kertas jika Anda lebih suka metode itu.
Item yang Anda butuhkan
-
Program kalender
-
Template kalender
Kalender Elektronik
Arahkan ke perangkat lunak kalender yang dipilih di komputer Anda atau Internet. Beberapa program tersedia untuk membuat kalender elektronik termasuk program pengolah kata, perangkat lunak kalender atau program online.
Pilih opsi untuk menambahkan kalender baru, dan tambahkan nama untuk kalender liburan utama perusahaan. Simpan ke hard drive Anda atau ke lokasi yang diinginkan di jaringan atau Internet Anda berdasarkan pilihan perangkat lunak. Blokir hari atau minggu dimana karyawan tidak dapat mengambil cuti atau menginformasikan manajer tentang opsi ini.
Buat profil untuk perangkat lunak pilihan Anda yang menentukan hak istimewa dan opsi yang dimiliki orang. Misalnya, Anda dan cadangan Anda memerlukan hak administratif global untuk membuat semua perubahan tetapi manajer hanya perlu menambahkan acara dengan waktu mulai dan berhenti yang kemudian Anda setujui. Tambahkan pengguna dan nama pengguna mereka ke program dan lampirkan profil yang benar untuk mereka. Biarkan manajer membuat kata sandi masing-masing, atau tambahkan kata sandi generik yang dapat mereka ubah. Terakhir, untuk membuat kalender dapat diakses oleh semua karyawan, buat profil dan kata sandi dengan hanya opsi tampilan yang dapat digunakan karyawan. Jika Anda memiliki banyak karyawan, Anda mungkin ingin membuat beberapa pengguna umum dan kata sandi yang memiliki opsi tampilan.
Buat templat elektronik yang dapat digunakan karyawan untuk meminta waktu liburan dari manajer mereka. Tambahkan tempat untuk persetujuan manajer mereka. Anda dapat membuat templat ini dari program pengolah kata atau spreadsheet. Jadikan templat ini tersedia untuk semua manajer untuk diberikan kepada karyawan mereka ketika mereka perlu meminta liburan.
Mewajibkan manajer departemen untuk menyetujui permintaan liburan yang dibuat oleh karyawan. Mintalah manajer mengetik permintaan liburan ke dalam kalender elektronik tetapi minta mereka meneruskan salinan permintaan liburan yang disetujui kepada Anda. Beberapa bisnis memerlukan manajer untuk meneruskan permintaan ini ketika datang, sementara yang lain mungkin memerlukan pembaruan permintaan liburan ke kalender pada hari tertentu dalam seminggu. Tinjau dan setujui liburan tambahan yang diperlukan.
Cetak salinan kalender liburan utama secara teratur dan tempel di ruang karyawan, dapur, atau ruang istirahat.
Pantau semua permintaan liburan untuk memastikan karyawan memiliki waktu di buku untuk liburan. Cetak permintaan liburan yang disetujui dan simpan salinannya di file personel mereka. Meneruskan salinan elektronik dari permintaan liburan ke daftar gaji untuk catatan mereka.
Kalender Kertas
Unduh kalender gratis dari Internet atau pilih templat kalender dari program perangkat lunak pilihan Anda. Cetak salinan kalender ini. Anda juga bisa mendapatkan templat kalender kosong dari toko peralatan kantor jika diperlukan. Posting kalender di lokasi pusat, seperti dapur kantor, ruang istirahat atau di ruang surat.
Blokir minggu-minggu di mana karyawan tidak bisa berlibur. Anda dapat mengubah area ini menjadi abu-abu atau memberikan tanda X besar pada hari-hari dimana karyawan tidak diizinkan untuk tinggal landas.
Meminta karyawan untuk menuliskan permintaan cuti dan meneruskannya ke manajer untuk disetujui. Setelah manajer menyetujui, permintaan tersebut akan diteruskan kepada Anda. Kemudian, periksa kalender untuk memastikan semua area bisnis Anda memiliki jumlah karyawan yang diperlukan sebelum Anda menyetujui permintaan waktu istirahat.
Tambahkan liburan yang disetujui ke kalender perusahaan sesuai kebutuhan. Meneruskan permintaan liburan yang disetujui ke daftar gaji dan menyimpan salinan untuk file personel karyawan.
Kiat
-
Sebelum Anda membuat kalender liburan perusahaan, tinjau kebijakan dan bagian prosedur perusahaan untuk liburan. Jika Anda tidak memilikinya, Anda harus membuat kebijakan dan prosedur bagaimana untuk meminta liburan mengikuti prosedur yang dipilih untuk kalender elektronik atau kertas.
Pastikan bahwa kebijakan tersebut mencakup informasi yang menunjukkan permintaan tunduk pada persetujuan manajer dan waktu liburan yang tersedia. Untuk mengklarifikasi masalah apa pun dengan kebijakan ini, Anda mungkin ingin memasukkan bahasa yang menggambarkan dasar pertama-datang, pertama-dilayani untuk keadilan, tetapi menunjukkan ketika beberapa karyawan melamar hari libur selama periode yang sama pada waktu yang bersamaan, liburan diberikan oleh senioritas.
Sertakan formulir permintaan cuti di bagian prosedur dalam buku pedoman karyawan. Bagikan salinan yang diperbarui untuk dimasukkan dalam manual sesuai kebutuhan.
Peringatan
Tinjau kebijakan dan prosedur Anda untuk memastikan mereka mematuhi hukum negara bagian dan federal. Sementara perusahaan tidak diharuskan untuk memberikan liburan kepada karyawan, ketika mereka melakukannya, mereka harus mematuhi undang-undang federal dan negara bagian dalam administrasi program.
Sertakan bagan akrual liburan dalam kebijakan sehingga karyawan memahami berapa banyak liburan yang berhak mereka dapatkan selama masa kerja mereka.
