Organisasi Anda baru saja membuat program baru, dan Anda perlu memberi tahu klien Anda tentang hal itu. Cara termudah untuk melakukan ini adalah mengirim surat kepada setiap klien yang memberitahukan kepadanya tentang program. Untuk mendapatkan perhatian klien, surat Anda harus menarik sehingga dia akan membacanya, dan surat Anda harus informatif sehingga dia akan mengerti persis apa programnya. Sekalipun program itu akan menguntungkan klien Anda, orang-orang cenderung enggan membaca surat langsung, jadi Anda harus menemukan keseimbangan yang tepat antara informasi dan persuasi.
Ketikkan tanggal, dan lewati satu baris. Gunakan fungsi gabungan surat pada program pengolah kata Anda untuk menambahkan nama dan alamat klien, atau menghilangkannya jika Anda lebih suka surat umum.
Lewati baris tambahan dan ketik "Bapak / Ibu yang terhormat. (Nama klien)" diikuti oleh titik dua, atau ketik "Klien Yang Terhormat" diikuti oleh tanda titik dua untuk salam umum. Perlu diingat, bahwa orang lebih cenderung membaca pesan yang ditujukan khusus untuk mereka, jadi jika Anda dapat menambahkan nama dan alamat klien, Anda harus melakukannya.
Mulailah surat itu dengan sesuatu yang akan menarik perhatian klien. Fakta atau statistik yang relevan mungkin menarik bagi mereka; contohnya. "Tahukah Anda bahwa Anda dapat memastikan anak-anak Anda untuk $ 50,00 sebulan pada program baru kami?" Dimulai dengan manfaat langsung seperti ini akan menarik perhatian klien dan mendorong mereka untuk membaca lebih lanjut.
Berikan detail umum tentang program ini. Berikan informasi yang cukup sehingga klien dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda akan membanjiri mereka dengan cetakan yang bagus. Beri tahu mereka di mana mereka dapat memperoleh detailnya; misalnya, letakkan di detail situs Web Anda dan paket selamat datang, bersama dengan aplikasi program.
Beri tahu klien apa yang harus dilakukan jika mereka tertarik. Berikan nomor telepon atau situs Web tempat mereka dapat mendaftar. Berikan tanggal, tempat, dan tenggat waktu yang relevan, jika ada.
Tutup surat dengan mengetikkan "Hormat," dan lewati tiga spasi baris. Ketikkan nama Anda. Cetak huruf di situs Web organisasi Anda dan tandatangani nama Anda di atas nama yang Anda ketikkan di setiap huruf. Jika Anda tidak dapat menandatangani setiap salinan, buat grafik nama Anda dan masukkan ke dalam dokumen sehingga ketika Anda mencetak surat, mereka masing-masing akan memiliki "tanda tangan."
