Surat pengantar adalah salah satu bagian terpenting dari setiap proposal, karena ini adalah kesempatan Anda untuk membuat kesan pertama yang baik pada calon atasan atau klien Anda. Kesan pertama itu akan sangat memengaruhi peluang Anda untuk diterima, jadi penting untuk membuat surat pengantar yang bersih, kompeten, profesional dan mudah terlihat. Surat pengantar standar adalah satu halaman dengan tiga paragraf.
Tulis nama dan informasi kontak Anda (termasuk alamat, nomor telepon, alamat email, dan perusahaan Anda) di header.
Alamat surat kepada orang yang tepat. Hindari menyinggung surat "kepada siapa ia berkepentingan," karena ini menunjukkan kurangnya profesionalisme dan kemampuan untuk melakukan penelitian. Cari tahu siapa yang membaca proposal dengan melakukan penelitian di situs web organisasi atau menelepon organisasi untuk bertanya.
Raih perhatian pembaca di paragraf pertama. Anda ingin membuat koneksi instan dengan pembaca, dan membuat mereka cukup penasaran untuk terus membaca sisa surat pengantar. Coba gunakan kutipan, statistik, atau pertanyaan yang berkaitan dengan proposal Anda. Dari sana, Anda dapat secara langsung menyatakan tujuan proposal Anda. Paragraf pembuka Anda juga harus mencakup informasi tentang cara Anda mengetahui tentang perusahaan atau organisasi, dan beberapa informasi singkat tentang diri Anda.
Jelaskan kredensial dan latar belakang Anda di paragraf kedua. Tunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk meneliti organisasi dengan menjelaskan bagaimana kredensial dan pengalaman Anda akan menguntungkan perusahaan. Gunakan contoh spesifik. Misalnya, jika Anda mengajukan proposal ke koperasi susu, jelaskan bagaimana pengalaman Anda memerah susu sapi selama 17 tahun dan pengalaman Anda sebagai manajer bank lokal dapat menjadikan Anda aset berharga bagi koperasi susu itu.
Tunjukkan minat Anda untuk bekerja dengan organisasi di paragraf ketiga. Jelaskan bahwa Anda akan menindaklanjuti proposal dengan menelepon ke organisasi atau meminta pembaca untuk merespons dengan menghubungi Anda untuk menjadwalkan wawancara. Tawarkan untuk memberikan informasi tambahan jika organisasi memintanya.
Tutup suratnya. Tunjukkan bahwa Anda telah melampirkan proposal Anda dengan surat pengantar. Berterimakasihlah pada organisasi untuk waktu dan pertimbangannya. Sertakan tanda tangan Anda di bagian bawah surat itu.
Kiat
-
Tetap sederhana. Anda ingin proposal Anda mudah dibaca dan profesional. Tulis dengan cara yang jelas dan ringkas, dan hanya sertakan informasi yang perlu diketahui organisasi.
Panjang surat pengantar standar biasanya tiga paragraf, tetapi Anda tidak harus selalu berpegang pada formula ini. Jika Anda merasa proposal Anda akan lebih baik dijelaskan dalam empat atau lima paragraf, dan Anda membutuhkan lebih dari satu halaman, maka itu dapat diterima. Namun, hindari membuat proposal terlalu panjang; proposal yang terlalu panjang cenderung dibaca.
