Surat proposal adalah versi yang lebih pendek dari proposal komprehensif yang ditulis dalam bentuk surat. Menurut kantor hibah The College of William & Mary, biasanya dikirim untuk memilih sponsor swasta. Ini juga dapat dianggap sebagai pra-proposal untuk lembaga pendanaan pemerintah, yang sering mengeluarkan permintaan untuk surat proposal untuk mengukur minat dan kemampuan kontraktor. Surat proposal harus menangkap minat klien potensial, dimulai dengan pendahuluan.
Identifikasi organisasi Anda. Jelaskan secara singkat mengapa Anda memenuhi syarat untuk bekerja pada proyek klien. Misalnya, jika surat proposal Anda terkait dengan proyek konstruksi, bicarakan peran Anda sebagai sub-kontraktor dalam satu atau dua proyek terbaru. Jika surat Anda terkait dengan dana penelitian, sebutkan keahlian Anda. Misalnya, jika Anda mengajukan permohonan hibah dari agen transportasi, daftarkan keahlian Anda dalam proyek penelitian terkait, seperti keselamatan jembatan dan keselamatan jalan raya.
Mulailah dengan fakta atau statistik yang menarik. Teknik ini sangat berguna jika Anda mengajukan permohonan dana penelitian. Namun, itu harus relevan. Misalnya, jika surat proposal Anda terkait dengan riset penggunaan ponsel, jangan mengutip data statistik tentang pemanasan global. Gunakan sumber yang kredibel untuk data Anda, seperti situs web pemerintah dan jurnal yang ditinjau sejawat.
Mulailah dengan pertanyaan yang akan dijawab oleh proposal Anda. Pendahuluan adalah kesempatan pertama dan kemungkinan terbaik untuk meyakinkan lembaga pendanaan potensial bahwa penelitian Anda akan memenuhi kebutuhan nyata dalam komunitas ilmiah. Jika Anda mengirimkan surat proposal yang tidak diminta ke klien sektor swasta potensial, ajukan pertanyaan, seperti "Apakah Anda ingin biaya pengadaan Anda turun 10 persen?" atau "Apa manfaat perusahaan Anda dari pelatihan 24/7 berdasarkan permintaan?" Kemudian jelaskan bagaimana perusahaan Anda dapat menggunakan keahliannya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.
Tulis di orang pertama. Sebagai contoh, tulis “Perusahaan kami memiliki keahlian dalam merancang program pelatihan berbasis web untuk usaha kecil dan menengah. Kami dapat membantu perusahaan Anda mencapai pelatihan sesuai permintaan 24/7 yang hemat biaya untuk karyawan dan pelanggan Anda."
Ringkaslah. Menurut situs Massachusetts Institute of Technology's Writing and Humanistic Studies, diskusi yang bertele-tele tentang materi yang terkait jarak jauh dapat membingungkan dan membuat pembaca Anda bosan.
