Jika seorang mantan siswa atau karyawan Anda telah meminta Anda untuk menulis surat untuknya, Anda ingin mendapatkan nada yang tepat yang dengan sempurna menangkap apa yang ia tawarkan. Jangan setuju untuk menulis surat untuk seseorang yang Anda tidak bisa berbicara positif untuk atau untuk seseorang yang Anda tidak cukup kenal.
Tanyakan subjek surat kepada siapa Anda harus alamat surat itu. Dapatkan semua informasi kontak. Anda dapat mengatasinya ke "Dear Sir atau Madam" atau "Kepada Panitia Penerimaan."
Paragraf pertama harus menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang itu dan berapa lama Anda mengenal orang itu. Kenalkan orang itu dan bagaimana Anda dapat berbicara dengan antusias atas namanya.
Jelaskan situasi khusus di mana Anda melihat pekerjaan subjek. Gunakan contoh untuk menunjukkan betapa hebatnya orang itu. Anda mungkin ingin menggambarkan situasi yang dapat diatasi orang tersebut dan bagaimana dia dapat meningkatkan pekerjaan. Tepat dan terperinci tentang pekerjaan orang tersebut. Menggunakan contoh-contoh pekerjaan dan kemampuan orang tersebut dalam pekerjaan membantu penerima surat memvisualisasikan siapa orang ini.
Paragraf terakhir harus merangkum mengapa Anda percaya orang itu akan menjadi tambahan yang bagus untuk sekolah atau perusahaan. Terima kasih panitia dan tandatangani surat itu secara pribadi.
