Apakah itu pertemuan karyawan atau yang melibatkan manajer, karyawan, CEO, dan investor, seseorang harus ada di sana untuk mencatat pertemuan dan membagikan informasi tersebut dengan orang lain yang tidak ada di sana. Dan karena ingatan bisa singkat, risalah pertemuan juga berfungsi sebagai pengingat bagi mereka yang hadir tentang masalah yang dibahas, keputusan yang diambil dan tindakan yang seharusnya diambil orang. Karena risalah berfungsi sebagai panduan untuk urusan bisnis di masa depan, penting untuk diatur dan untuk memasukkan informasi yang benar. Itu dimulai dengan alat yang andal.
Pilih Alat Anda
Ketika datang untuk memilih alat, pilih alat yang paling cocok untuk Anda dan akan memungkinkan Anda untuk tetap mengetahui apa yang terjadi pada rapat dan membuat catatan yang masuk akal. Bagi sebagian orang, itu laptop atau komputer tablet; bagi yang lain, ini adalah buku catatan dan pena. Memiliki perangkat rekaman seperti perekam suara atau smartphone dengan aplikasi rekaman juga dapat membantu Anda meninjau rapat nanti. Jika Anda menggunakan ponsel cerdas, tablet, atau komputer, matikan semua suara, game, atau aplikasi media sosial agar Anda tidak terganggu selama rapat. Alat-alat itu dapat membantu Anda membuat catatan lebih cepat - tetapi Anda harus selalu memiliki buku catatan dan beberapa pena atau pensil sebagai cadangan.
Gunakan Templat
Mengembangkan templat dapat membantu menghemat waktu Anda, karena Anda tidak perlu menghabiskan waktu berharga selama rapat menulis topik yang dibahas. Program komputer, termasuk Microsoft Office, menawarkan templat rapat bisnis yang dapat Anda gunakan - atau Anda dapat mengembangkan dokumen kosong Anda sendiri menggunakan agenda yang Anda terima sebelum rapat. Templat ini biasanya memiliki bagian yang mencakup "Peserta," "Item Tindakan," "Bisnis Baru" dan sebagainya, tetapi tanyakan kepada atasan Anda untuk mengetahui apakah ada item lain yang diperlukan, seperti nama pemegang saham yang hadir, nama-nama tamu dan lokasi rapat. Di bagian atas setiap bagian, buat kotak kecil dengan kata "Waktu" di dalamnya, sehingga Anda dapat menuliskan waktu bagian itu dimulai. Di komputer, simpan templat di Word atau format lain yang dapat diedit, sisakan beberapa ruang kosong di setiap bagian. Jika Anda membuat template untuk dicetak dan kemudian mengisinya dengan tangan, sisakan ruang yang cukup di setiap bagian. Ketika Anda menulis catatan dengan tergesa-gesa, Anda akan sering menulis lebih besar dan mengambil lebih banyak ruang daripada Anda jika Anda punya lebih banyak waktu.
Apa yang Dimasukkan dan Apa yang Ditinggalkan
Tujuan mengambil menit pada pertemuan bukanlah untuk mencatat setiap hal yang orang diskusikan, tetapi untuk mencatat hal-hal yang terjadi, menyarankan "Aturan Aturan Robert," sebuah buku pendek yang menguraikan cara menangani pertemuan parlemen. Buku ini sering digunakan oleh organisasi nirlaba dan bisnis sebagai panduan untuk menjalankan rapat. Dalam hal catatan pertemuan, jangan buang waktu Anda menuliskan setiap argumen yang dibuat seseorang untuk atau menentang tindakan bisnis tertentu, misalnya. Ketika seseorang membuat mosi, misalnya, tuliskan kata-kata yang tepat dari mosi itu, siapa yang membuatnya, dan hasil akhir dari pemungutan suara. Namun, Anda tidak perlu menuliskan komentar semua orang untuk atau menentang mosi tersebut. Ketika seseorang membuat laporan, tulis siapa yang membuat laporan, nama laporan, ringkasan singkat dari laporan, dan tindakan yang diambil. Dan karena Anda mengambil "menit," juga tulis waktu keputusan itu dibuat, serta waktu orang mulai membahas item tersebut.
Mengembangkan Steno
Meskipun Anda tidak menuliskan setiap hal yang terjadi, terkadang tindakan dalam rapat mungkin lebih cepat daripada yang dapat Anda lakukan. Ketika itu terjadi, gunakan steno Anda sendiri. Misalnya, Anda dapat menggunakan singkatan dari kata-kata bisnis umum, seperti "mgmt" untuk manajemen atau "prod" untuk produk atau produktivitas. Gunakan inisial untuk orang yang terlibat dalam rapat, seperti "JS" untuk John Smith. Simbol seperti tanda tanya juga bisa menjadi singkatan untuk "pertanyaan." Misalnya, Anda dapat menulis "JS?" untuk menunjukkan bahwa John Smith mengajukan pertanyaan. Kembangkan steno Anda sendiri, lalu terjemahkan ke dalam istilah yang dapat dipahami semua orang sebelum Anda mempublikasikan catatan rapat.
