Rapat berlangsung hampir di mana-mana ada orang. Gereja, sekolah, dan bisnis semuanya mengadakan pertemuan karena satu dan lain alasan. Ketika berita acara diambil dengan benar, mereka dapat dengan mudah disampaikan kepada anggota lain dari pertemuan yang perlu mendengar sesuatu yang spesifik lagi, terutama satu atau dua hari setelah pertemuan. Sebanyak mungkin kita mencoba kita tidak akan pernah mengingat semuanya. Itulah mengapa mengambil menit dengan benar di sebuah rapat sangat penting.
Mengambil menit
Periksa untuk melihat apakah bisnis, gereja atau sekolah Anda memiliki format yang diperlukan untuk mengambil menit pertemuan. Beberapa tempat bisnis memiliki cara tertentu yang mereka sukai, walaupun sedikit berbeda dari standar. Pastikan Anda mengikuti format yang diminta.
Duduklah di tempat di mana Anda dapat melihat dan mendengar semua orang. Sulit untuk menuliskan menit ketika Anda mencari siapa yang mengatakan apa. Duduk di lokasi pusat adalah yang terbaik jika ruangannya cukup besar tanpa amplifikasi. Duduklah di depan ruangan ketika kelompok besar menggunakan mikrofon.
Tulis tanggal di kertas Anda. Siapkan kertas dan pena Anda sebelum rapat dimulai untuk mencegah Anda melewatkan sesuatu yang penting di awal. Juga, tuliskan apakah pertemuan ini tentang topik atau masalah tertentu. Juga, dengan cepat catat pengaturan tempat duduk jika anggota relatif sedikit. Ini juga akan membantu Anda nanti ketika mencatat siapa yang mengatakan apa.
Rekam semua orang yang ada di sana. Pastikan untuk menuliskan yang bertanggung jawab atas pertemuan tersebut serta mereka yang tidak dapat hadir karena suatu alasan. Jika memungkinkan, siapkan garis besar topik sebelumnya untuk memberi Anda sesuatu untuk diikuti sambil mengambil menit selama pertemuan.
Tuliskan siapa yang mengatakan apa, ide atau topik diskusi dan keputusan pada diskusi tersebut. Jika pemungutan suara berlangsung, tuliskan siapa yang memberikan suara, siapa yang memberikan suara dan juga apa hasil dari pemungutan suara itu, seperti 4 tidak sampai 9 ya.
Jangan mencatat sepenuhnya semua yang dikatakan selama pertemuan. Tuliskan ide dan topik dalam ringkasan. Anda akan membuat diri Anda gila jika Anda mencoba menuliskan setiap kata yang dikatakan setiap orang.
Salin ulang menit Anda sesegera mungkin setelah rapat. Ini mencegah kesalahan dan kehilangan memori. Pastikan untuk memeriksa ulang ejaan Anda sebelum mencetak menit dan membagikannya kepada mereka yang hadir di rapat.
