Ditugaskan tugas mengambil menit pada pertemuan dipandang oleh beberapa orang sebagai tugas tanpa terima kasih.Namun, menguasai seni mengambil risalah rapat yang efektif tidak hanya membantu bagi peserta untuk memahami masalah, diskusi, dan menyetujui item tindakan, tetapi juga dapat membantu orang lain yang tidak berada di meja dalam pengambilan keputusan mereka. Jangan meremehkan kekuatan dan keefektifan belajar cara menguasai keterampilan menulis ini.
Item yang Anda butuhkan
-
Agenda pertemuan
-
Daftar hadir
-
Pena atau pensil
-
Notepad atau laptop
-
Perangkat perekaman audio (opsional)
Mulailah menit rapat Anda di atas dengan menuliskan nama rapat, lokasi, tanggal, dan waktu penyelenggaraan.
Buat daftar peserta yang diundang yang hadir dengan nama, jabatan, dan departemen yang mereka wakili bersama dengan yang diundang tetapi tidak hadir. Sebutkan juga nama pembicara atau presenter tamu undangan.
Buat subbagian untuk setiap item agenda dan catat ketika diskusi berhubungan dengan topik itu. Tuliskan diskusi kunci dan jika mungkin cobalah untuk menunjukkan nama orang yang terkait dengan poin kunci yang dibuat.
Setelah berdiskusi tentang topik tersebut, tuliskan semua langkah atau keputusan berikutnya yang disepakati seputar item agenda untuk memasukkan tindakan yang direkomendasikan oleh siapa, tanggal jatuh tempo, penanggung jawab atau departemen untuk implementasi, dll. Ini adalah bagian paling penting dari pengambilan menit proses karena setiap rencana aksi dari pertemuan akan berasal dari bagian ini.
Untuk masalah apa pun atau poin diskusi yang diangkat tetapi tidak diselesaikan, tambahkan mereka ke bagian terpisah dari halaman menit Anda berlabel "Masalah yang Tidak Terselesaikan." Peserta rapat dapat melihat ini nanti dan tuan rumah rapat kemudian dapat memutuskan bagaimana cara terbaik menangani resolusi dari item-item ini.
Di akhir menit, tuliskan tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan yang telah disepakati bersama dengan informasi lain yang diperlukan bagi peserta untuk mengetahui persiapan untuk sesi berikutnya.
Terakhir, pastikan semua peserta yang diundang hadir atau tidak menerima salinan risalah. Ini adalah aturan praktis yang baik untuk mencoba dan mendistribusikan menit dalam 24 hingga 48 jam setelah pertemuan. Dengan cara itu jika ada sesuatu yang tidak akurat atau ada yang salah mengutip, itu bisa diperbaiki selagi masih segar di benak setiap peserta.
Kiat
-
Sangat penting untuk memiliki daftar yang akurat dari mereka yang hadir karena mungkin penting untuk mengetahui nanti siapa yang hadir dan mengambil bagian dalam membuat keputusan penting dalam pertemuan. Selalu ingat untuk menulis nama Anda dan tanggal Anda mengambil menit bersama dengan file. jalur nama tempat menit dapat ditemukan jika disimpan secara elektronik di komputer.
Peringatan
Tidak apa-apa untuk mengambil steno tetapi cobalah untuk tidak memparafrasekan atau menyela kata-kata Anda sendiri, komentar atau pendapat tentang apa yang Anda pikir seseorang katakan, rasakan, atau pikirkan - tulislah notulanya seperti yang dikatakan orang tersebut.
