Bagian dari pekerjaan manajer adalah mendisiplinkan karyawan yang gagal mengikuti aturan. Sementara peringatan verbal sederhana akan mencukupi untuk pertama kali, pelanggaran kecil, pelanggaran yang lebih serius atau berulang membutuhkan peringatan tertulis, tertulis. Ini akan membantu tidak hanya menjelaskan kepada karyawan apa kesalahannya dan apa yang diharapkan darinya, tetapi juga memungkinkan Anda menyimpan salinan peringatan untuk file karyawan tersebut, yang mungkin berguna nantinya. Menulis peringatan seperti itu mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi dengan templat peringatan tertulis, prosesnya sebenarnya bisa sangat sederhana.
Kiat
-
Peringatan tertulis harus mengikuti templat standar dan menyertakan informasi seperti aturan mana yang dilanggar, deskripsi terperinci tentang pelanggaran dan bagaimana karyawan perlu meningkatkannya.
Mengapa Menggunakan Peringatan Tertulis
Peringatan tertulis dapat bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan. Untuk karyawan, peringatan tersebut dapat memberikan panduan dan instruksi yang jelas tentang apa yang diharapkan perusahaan darinya dan bagaimana meningkatkan kinerja pekerjaannya untuk menghindari peringatan lebih lanjut. Bagi perusahaan, peringatan tertulis dapat membantu membuktikan bahwa tindakan telah diambil sehingga langkah selanjutnya dapat diambil jika masalah berlanjut. Ini juga berfungsi sebagai dokumentasi dari masalah jika karyawan mengajukan semacam sengketa hukum di kemudian hari, seperti kasus pemutusan hubungan kerja yang salah.
Kapan Menggunakan Peringatan Ini
Setiap bisnis akan memiliki masalah yang berbeda dengan karyawan yang berbeda berdasarkan aturan perusahaan sendiri dan jenis orang yang bekerja di sana. Yang sedang berkata, alasan paling umum karyawan ditulis di semua industri adalah keterlambatan yang berlebihan.
Biasanya surat peringatan kepada karyawan dikeluarkan setelah peringatan lisan diberikan, tetapi ini tidak selalu terjadi. Jika satu kali pelanggaran serius terjadi, masuk akal untuk mem-bypass peringatan verbal dan segera memiliki peringatan tertulis yang dapat masuk ke file karyawan. Perlu dicatat bahwa semua peringatan verbal harus didokumentasikan setelah fakta, termasuk waktu dan tanggal peringatan, dan ini harus dimasukkan dalam file karyawan sehingga tidak ada kebingungan apakah karyawan telah atau belum diberi peringatan tentang masalah tertentu.
Menggunakan Surat Teguran
Sebaiknya cari template untuk peringatan tertulis dan surat disiplin karyawan sebelum Anda membutuhkannya. Ini harus disesuaikan untuk perusahaan Anda dan disiapkan untuk digunakan sebelum Anda benar-benar menulis seorang karyawan. Setiap karyawan yang menerima peringatan atau pemberitahuan disiplin harus menerima formulir yang sama yang diisi dengan informasi yang relevan dengan masalah spesifik yang didokumentasikan. Ini akan memastikan semua karyawan diperlakukan secara adil dan setara.
Selalu isi setiap kosong pada surat formulir peringatan yang sudah dicetak.Jika sesuatu tidak berlaku, Anda dapat menulis "T / A" sehingga jelas bahwa itu tidak berlaku dan bahwa Anda tidak lalai dalam mengisi formulir. Jika Anda benar-benar menulis surat menggunakan templat, Anda tidak perlu melakukan ini tetapi tetap menulis surat itu dengan serinci mungkin. Mengambil langkah-langkah ini dapat melindungi Anda jika masalah hukum muncul kemudian. Karena alasan ini, selalu gunakan bahasa formal dan hindari menggunakan steno atau jargon.
Meskipun Anda harus bekerja dengan templat, nada spesifik yang digunakan dalam surat teguran harus bervariasi berdasarkan tingkat keparahan pelanggaran. Jika karyawan itu terlambat beberapa kali, misalnya, Anda bisa saja fokus memperbaiki perilaku dan menetapkan nada yang lebih positif untuk mendorongnya agar datang tepat waktu. Namun, jika seorang karyawan mengutuk pelanggan, Anda mungkin ingin memiliki nada yang jauh lebih serius yang berfokus pada kemungkinan penalti jika ia berbuat salah lagi.
Berikan surat kepada karyawan secara langsung, tidak melalui email dan tidak hanya dengan meninggalkannya di meja karyawan. Anda dapat memilih untuk menghadirkan saksi atau tidak, tetapi tidak menangani masalah ini secara terbuka di depan staf lainnya. Ini bisa sulit dan tidak nyaman, tetapi penting untuk dilakukan. Sebenarnya bermanfaat untuk berbicara dengan karyawan tentang situasi tersebut, karena dia mungkin percaya surat itu terdengar lebih atau kurang ketat dari yang Anda inginkan, dan bahkan kehadiran Anda dapat membantu menekankan nada yang ingin Anda ambil dalam surat itu.. Anda dapat melunakkan pukulan surat itu dengan menawarkan kepada karyawan beberapa umpan balik positif tetapi tidak pernah melakukannya jika hal itu menyebabkan kebingungan tentang beratnya peringatan yang Anda keluarkan.
Selalu dapatkan tanda tangan dari karyawan saat Anda hadir. Jika dia menolak untuk menandatanganinya, minta dia untuk menandatangani surat yang menyatakan bahwa dia menolak untuk menandatangani peringatan. Simpan salinan yang ditandatangani untuk catatan karyawan. Jika karyawan itu menandatangani surat yang menyatakan bahwa dia menolak menandatangani peringatan itu, pokokkan surat ini ke surat itu. Juga berikan salinan kepada karyawan untuk catatannya.
Contoh Tulisan Karyawan
Surat peringatan tertulis harus dimulai dengan formalitas dasar, seperti subjek, tanggal, waktu, nama Anda, jabatan Anda, nama karyawan dan jabatan itu dan nama orang lain yang menerima salinan memo itu. Anda mungkin ingin memasukkan logo perusahaan Anda di bagian atas formulir, tetapi ini opsional.
Jika Anda memiliki buku pegangan karyawan, Anda harus terlebih dahulu menyatakan bagian mana dari kebijakan perusahaan yang dilanggar. Anda dapat menulis kebijakan khusus atau cukup memasukkan referensi ke bagian buku pegangan yang relevan. Jika Anda tidak memiliki buku pegangan, maka cukup tulis ringkasan singkat tentang aturan perusahaan yang berlaku.
Sertakan apakah ini peringatan pertama atau terakhir, dan jika ini merupakan pelanggaran serius, catat juga. Peringatan harus memiliki kerangka waktu, yang berarti bahwa jika cukup waktu berlalu, peringatan tersebut akan dihapus dari catatan karyawan dan tidak dihitung sebagai peringatan sebelumnya. Dengan kata lain, peringatan tertulis sebelumnya tentang keterlambatan seharusnya tidak diperhitungkan terhadap karyawan jika dia mulai datang terlambat tiga tahun kemudian. Surat itu masih harus tetap dalam file personalia karyawan untuk referensi. Secara umum, peringatan pertama kali harus berlangsung enam bulan, pelanggaran serius harus berlangsung delapan bulan dan peringatan terakhir harus berlangsung satu tahun, tetapi ini dapat bervariasi sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
Selanjutnya, jelaskan dengan tepat apa yang terjadi sedetail mungkin, termasuk tanggal, waktu, dan nama semua orang yang terlibat. Jangan sertakan detail subjektif seperti mengatakan bahwa karyawan itu jahat terhadap karyawan lain. Sebaliknya, jelaskan apa yang dilakukan karyawan yang bisa diartikan sebagai kejam. Anda dapat memilih untuk menulis deskripsi peristiwa, deskripsi karyawan tentang peristiwa, dan keterangan saksi apa pun tentang peristiwa tersebut jika akun ini berbeda. Jika Anda menggunakan formulir pracetak dan tidak ada cukup ruang untuk menulis semua detail yang relevan, tidak masalah untuk melampirkan selembar kertas kedua jika perlu.
Untuk membantu karyawan meningkatkan, ikuti detail tentang apa yang terjadi dengan bagaimana perilaku karyawan perlu berubah dan seberapa cepat ia harus melakukan perubahan tersebut. Ikuti ini dengan informasi terperinci yang jelas tentang konsekuensi apa yang akan terjadi jika dia gagal memperbaiki perilakunya. Ingat bahwa peringatan tertulis bukan tindakan disipliner, jadi pastikan untuk menyatakan tindakan disipliner apa yang akan terjadi jika masalah berlanjut. Akhirnya, tanda tangani dan beri tanggal pada surat itu, berikan kepada karyawan dan tanyakan padanya serta saksi apa pun dalam rapat untuk menandatangani dan beri tanggal.
