Mengelola orang terkadang berarti mengeluarkan peringatan tentang pelanggaran aturan, seperti keterlambatan. Peringatan formal dan tertulis mungkin cukup untuk mengubah perilaku seorang karyawan yang waktunya menunjukkan kebiasaan datang terlambat untuk bekerja. Jika masalah berlanjut dan Anda dipaksa untuk mengambil tindakan disipliner, peringatan tertulis berfungsi sebagai jejak kertas yang membuktikan upaya untuk memberi tahu karyawan tentang perilaku yang kurang memuaskan dan untuk memungkinkan kesempatan untuk menyelesaikan masalah.
Berikan informasi terkait tentang peringatan Anda, seperti nama depan, nama belakang, jabatan, departemen, dan tanggal disiplin karyawan. Cetak di kop surat perusahaan atau sertakan nama dan alamat perusahaan. Juga, tulis nama lengkap, jabatan, dan departemen Anda. Alamat peringatan langsung ke karyawan.
Jelaskan bahwa karyawan tersebut sedang ditulis untuk keterlambatan seperti yang ditunjukkan oleh lembar waktu, atau kartu waktu. Sebutkan tanggal spesifik terjadinya pelanggaran. Tentukan waktu mulai karyawan, serta waktu yang tercantum pada lembar waktu untuk setiap pelanggaran.
Mengutip peraturan perusahaan yang mengharuskan semua karyawan siap untuk bekerja pada waktu yang dijadwalkan. Jika informasi ini diterbitkan dalam buku pedoman karyawan atau dokumen lain, tunjukkan ini dan buat salinannya untuk dilampirkan pada peringatan.
Nyatakan bahwa dokumen tersebut berfungsi sebagai peringatan tertulis kepada karyawan. Jika karyawan telah menerima peringatan lisan atau tertulis sebelumnya untuk masalah yang sama, sertakan juga tanggalnya.
Detail apa yang akan terjadi jika keterlambatan berlanjut. Beberapa perusahaan memiliki proses yang ketat, seperti aturan "tiga serangan", sementara yang lain membuat keputusan berdasarkan kasus per kasus. Untuk mencakup semua kemungkinan, sertakan pernyataan, "Keterlambatan berkelanjutan tunduk pada disiplin hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja."
Tanda tangani dokumen. Sertakan notasi "cc: file" di bagian bawah untuk menunjukkan bahwa Anda menempatkan salinan dalam file karyawan sebagai disiplin formal. Juga, perhatikan setiap individu atau departemen lain yang akan menerima salinan, seperti sumber daya manusia atau kepala departemen Anda. Tinggalkan ruangan atau tanda tangan dan tanggal karyawan. Jika bawahan Anda menolak menandatangani dokumen, sebutkan itu di baris tanda tangan. Ini akan menunjukkan bahwa karyawan itu hadir dan mengetahui isi peringatan tersebut.
Peringatan
Setiap negara bagian memiliki undang-undang sendiri tentang pemutusan hubungan kerja karyawan. Konsultasikan dengan pengacara atau departemen hukum perusahaan Anda untuk memastikan bahwa kata-kata Anda legal.
