Karena berbagai alasan, beberapa karyawan mungkin tidak suka mengisi lembar waktu. Mereka mungkin memandangnya sebagai pekerjaan yang membosankan dan menghabiskan waktu, atau dalam kasus pekerja yang digaji atau dibebaskan, mereka mungkin melihatnya sebagai hal yang tidak perlu. Undang-undang ketenagakerjaan federal mengharuskan Anda untuk melacak waktu karyawan yang tidak dibebaskan; ini menyumbang sebagian besar pekerja per jam. Asalkan Anda mengelola catatan yang akurat, Anda dapat menggunakan sistem ketepatan waktu apa pun yang Anda inginkan. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan kepatuhan dan membuat karyawan yang enggan mengisi lembar waktu mereka dengan benar.
Menetapkan sistem ketepatan waktu yang mudah digunakan berdasarkan ukuran gaji Anda. Misalnya, jika Anda memiliki kurang dari 10 karyawan, Anda dapat membeli lembar waktu standar dari persediaan kantor dan meminta karyawan menyelesaikannya setiap minggu. Untuk meningkatkan akurasi, Anda dapat membeli jam punch standar dan kartu waktu kosong. Jika gaji Anda cukup besar, pertimbangkan sistem otomatis yang mengharuskan karyawan untuk masuk melalui kartu gesek atau sidik jari atau telapak tangan.
Masukkan prosedur ketepatan waktu dalam buku pegangan karyawan Anda. Ini termasuk kapan waktu jatuh tempo dan kepada siapa mereka harus diserahkan. Nyatakan dengan jelas konsekuensi dari melanggar aturan absen tertentu, seperti penghentian untuk memalsukan absen. Berikan semua karyawan salinan buku pegangan.
Buat kalender penggajian dan distribusikan ke semua karyawan. Ini sangat berguna ketika pembayaran berubah, seperti selama minggu liburan. Kalender menunjukkan tanggal mulai dan berakhir periode pembayaran, tanggal pengiriman absen, dan tanggal pembayaran yang sesuai sepanjang tahun.
Tunjuk manajer dan penyelia untuk melatih karyawan baru dan yang sudah ada tentang cara mengisi lembar waktu. Jika Anda memiliki sistem otomatis, jika perlu, minta vendor untuk mengirim seseorang keluar untuk melatih manajer dan penyelia yang pada gilirannya harus melatih karyawan mereka.
Sederhanakan perhitungan absen dengan mengharuskan karyawan untuk mengumpulkan dan menurunkan hingga seperempat jam terdekat. Bulatkan waktu dari satu hingga tujuh menit ke bawah dan waktu dari delapan hingga 14 menit ke atas. Misalnya, jika seorang karyawan datang untuk bekerja pada pukul 8:11 pagi, ia menempatkan jam 8:15 pagi pada lembar waktu. Jika dia keluar jam 5:21 malam, dia menulis 5:15 malam. Dalam banyak kasus, sistem pencatatan waktu otomatis melakukan pembulatan.
Batasi entri ketepatan waktu hanya untuk yang penting. Misalnya, batasi entri untuk jam kerja reguler, lembur, liburan, sakit, dan pribadi serta waktu istirahat yang dibayar. Mengharuskan pekerja tetap yang dibayar untuk mengisi lembar waktu saja, jika perlu.
Jelaskan kepada karyawan apa untungnya bagi mereka. Sebagai contoh, katakan bahwa penyelesaian yang tepat mempercepat pemrosesan daftar gaji, memastikan pembayaran gaji tepat waktu, mempercepat siklus penagihan dan meningkatkan arus kas. Mintalah manajer atau penyelia menyampaikan manfaatnya kepada bawahan mereka.
Dorong kebijakan pintu terbuka sehingga karyawan dapat mendekati atasan mereka ketika mereka memiliki masalah kartu absen.
Menahan diri dari menggunakan sistem penalti untuk membuat karyawan mengisi kartu absen mereka dengan tepat. Misalnya, menahan gaji sampai karyawan menyerahkan kartu absen mereka mungkin dilarang berdasarkan hukum negara dan dapat menciptakan lingkungan ketidakpercayaan antara manajer dan karyawan.
Kiat
-
Sebelum menerapkan kebijakan ketepatan waktu, tanyakan kepada departemen tenaga kerja negara bagian untuk aturan yang berlaku. Sebagai contoh, negara mungkin memiliki peraturan khusus untuk pembulatan, pencatatan dan penggunaan jam waktu biometrik.
