Laporan kinerja adalah alat bisnis yang berharga. Ini memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan dan melacak kinerja karyawan. Penting untuk menulis laporan ini dengan cermat, karena dapat menjadi katalis untuk mendorong perilaku yang lebih positif atau negatif dari karyawan. Laporan kinerja yang ditulis dengan baik menggabungkan informasi, analisis, kejujuran dan kebijaksanaan.
Pusatkan laporan Anda di sekitar beberapa pengamatan yang Anda miliki datanya. Penting untuk membuat catatan pada karyawan sebelum menulis laporan dan kemudian menarik informasi dari catatan tersebut untuk menyusun laporan. Pastikan bahwa pengamatan itu langsung dan bukan kabar angin. Contoh pengamatan langsung mungkin berupa catatan yang Anda tulis dan ajukan ketika Anda melihat ada karyawan yang terlambat 30 menit untuk bekerja pada tanggal tertentu.
Tulis tentang perilaku yang secara spesifik terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Perilaku yang berhubungan dengan pekerjaan termasuk interaksi dengan kolega, perhatian terhadap detail, kualitas dokumen, sikap keseluruhan dan ketepatan waktu.
Pusatkan laporan Anda tentang perilaku yang telah dibahas secara lisan dengan karyawan. Komentar Anda seharusnya tidak menjadi kejutan total bagi pekerja.
Berfokuslah pada hal yang positif, tetapi pastikan untuk mencatat secara objektif setiap kejadian negatif juga jika perlu. Anda mungkin menulis sesuatu seperti, "Tuan Jones memelihara interaksi positif dengan rekan-rekan kerjanya. Dia tetap terlambat jika perlu untuk menyelesaikan pekerjaan. Dia memiliki beberapa masalah dengan tiba di tempat kerja tepat waktu, sebagaimana dibuktikan oleh pengamatan yang dilakukan pada 11, 20 dan 27 Juni."
Bersikap singkat dan spesifik. Kutip contoh insiden spesifik. Menahan diri dari mengoceh. Contoh buruk dari ini adalah sesuatu seperti, "Ms Smith tidak bekerja dengan baik. Dia sepertinya kurang cocok untuk posisi itu. Saya tidak tahu apa yang akan terjadi di masa depan jika dia tidak bisa. … "Contoh yang lebih baik adalah," Ms. Smith telah mengajukan keluhan terhadapnya oleh dua rekan kerja yang berbeda pada beberapa kesempatan terkait pidatonya yang menghina dan tidak sopan."
Tautkan laporan kinerja ke laporan sebelumnya. Tunjukkan area yang mungkin telah membaik, memburuk, atau tetap sama. Misalnya, Anda dapat menulis, "Kuartal terakhir angka produksi Tn. Thompson 75 persen lebih rendah daripada yang dianggap dapat diterima perusahaan. Namun, sejak evaluasi terakhirnya, produksinya telah meningkat secara drastis dan sekarang memenuhi standar perusahaan."
Komunikasikan penghargaan untuk area perilaku yang positif. Anda mungkin menulis sesuatu seperti, "Sikap positif Ms. Brown memengaruhi orang-orang di sekitarnya dan menjadikan tempat kerja lingkungan yang lebih baik."
Berikan umpan balik tentang bagaimana Anda ingin melihat area yang lebih lemah membaik. Tautkan laporan ke tujuan masa depan. Misalnya, Anda dapat menulis, "Tuan Hartzog telah gagal menyampaikan rencana pelajaran mingguannya pada empat kesempatan. Selama semester berikutnya, administrasi ingin membuatnya mengubah rencana pelajarannya pada hari Jumat setiap minggu."
Tulis laporan ketika Anda berada dalam kerangka berpikir positif. Pastikan untuk meninjau laporan setidaknya beberapa jam setelah menulisnya untuk mengetahui kemungkinan revisi yang perlu dilakukan.
Dorong karyawan untuk berkomunikasi dengan Anda tentang laporan setelah mereka menerimanya jika mereka menginginkannya. Gunakan analisis sebagai kesempatan untuk berkolaborasi bersama secara positif menuju peningkatan pribadi, serta peningkatan bagi perusahaan secara keseluruhan.
