Rapat dapat didefinisikan sebagai proses kerja kolaboratif yang dirancang untuk menjawab siapa, mengapa, bagaimana, dan apa tujuan tertentu. Karakteristik dari pertemuan yang tidak efektif termasuk peserta pasif dan regurgitasi topik yang dibahas sebelumnya. Rapat yang efektif pada dasarnya adalah kebalikan dari itu. Rapat yang efektif dapat meningkatkan produktivitas, moral karyawan, dan keuntungan.
Fungsi
Lima langkah untuk mempersiapkan dan melakukan pertemuan yang efektif, juga dikenal sebagai lima P, adalah: tujuan, rencana, peserta, partisipasi dan perspektif, catat David Whetten dan Kim Cameron dalam buku "Mengembangkan Keterampilan Manajemen." Tujuan dengan jelas menyatakan maksud dari pertemuan. Rencana adalah tindakan selama pertemuan. Peserta termasuk peserta dan fasilitator. Partisipasi diperlukan dari para peserta dan fasilitator. Perspektif adalah tujuan pertemuan yang ingin dicapai dan ringkasan perjanjian yang dihasilkan dari pertemuan.
Alat
Permainan adalah salah satu alat paling efektif yang digunakan untuk melakukan pertemuan yang sukses. Permainan cepat, murah, mudah beradaptasi, berisiko rendah dan partisipatif direkomendasikan. Brainstorming adalah alat lain yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dan menjelaskan masalah atau situasi. Alat lain untuk rapat yang efektif termasuk kuesioner, survei, wawancara, dan lembar kerja.
Karakteristik
Pertemuan yang efektif bersifat imajinatif, partisipatif, inovatif, dan menarik. Mereka mulai dan berakhir tepat waktu. Seseorang ditugaskan untuk mencatat menit dan agenda. Istirahat terjadwal terjadi pada waktu yang ditentukan. Diskusi yang hidup dan positif sangat dianjurkan. Peserta diijinkan untuk mengevaluasi pertemuan. Pertemuan yang efektif berakhir dengan catatan yang bersahabat dengan fasilitator yang memastikan harmoni ada di antara para peserta.
Frekuensi dan Durasi
Peter Honey menulis dalam buku "Tingkatkan Keterampilan Orang Anda" bahwa pertemuan efektif idealnya dilakukan maksimal seminggu sekali, biasanya untuk peserta yang sama. Pertemuan paling sukses berakhir dalam satu jam dan biasanya tidak sampai dua jam.
Makna
Rapat yang dikelola dengan buruk memiliki dampak negatif pada moral karyawan, membuat beberapa menjadi skeptis dan pesimis, sementara yang lain menjadi apatis dan lalai. Pertemuan yang tidak efektif, kata Barbara J. Streibel dalam buku "Panduan Manajer untuk Pertemuan yang Efektif," merugikan bisnis miliaran dolar setiap tahun dalam peluang yang hilang dan waktu yang hilang. Mereka merusak citra organisasi, menyoroti manajemennya yang tidak efektif dan mengurangi produktivitas. Pertemuan yang efektif menjaga dua sumber daya perusahaan yang paling berharga: waktu dan bakat. Pertemuan yang kolaboratif dan efektif memberi semangat karyawan.
