Penggantian mileage di California diatur oleh Kode Tenaga Kerja, Bagian 2802, dan Kode Peraturan California, Judul 8, Bagian 13700-13702. Jika seorang pengusaha California mewajibkan seorang karyawan untuk mengendarai bisnis perusahaan resmi, maka perusahaan tersebut harus menyediakan kendaraan kepada karyawan tersebut, yang semua pengeluarannya ditanggung, atau mengganti biaya karyawan dengan biaya mengemudi. Undang-undang California memberikan beberapa fleksibilitas kepada pengusaha dalam menentukan dengan tepat cara mengganti biaya karyawan untuk jarak tempuh dan biaya terkait mengemudi.
Penggantian Mileage Dasar
Di bawah hukum California, penggantian mileage didefinisikan sebagai jumlah yang dibayarkan kepada karyawan untuk semua "biaya yang diperlukan yang dikeluarkan untuk kendaraan operasional yang disediakan oleh karyawan untuk bekerja." Penggantian biaya Mileage tidak terbatas pada biaya gas, tetapi harus memberi kompensasi kepada karyawan untuk faktor-faktor tambahan seperti depresiasi kendaraan, biaya perbaikan dan asuransi. Perjalanan reguler karyawan tidak dapat dikompensasi, kecuali jika majikan membatasi karyawan selama perjalanan, mengharuskan karyawan tersebut tersedia untuk bekerja atau mengarahkannya untuk melakukan pekerjaan dalam perjalanan. Hukum California mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan harian jarak tempuh yang dapat diganti, dan juga mengamanatkan bahwa pembayaran penggantian harus dilakukan pada akhir bulan setelah bulan di mana mengemudi terjadi atau ketika karyawan mengajukan klaim. Dalam Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) pengadilan menemukan bahwa ada tiga cara yang dapat diterima bahwa seorang pengusaha California dapat mengganti biaya jarak tempuh - metode "biaya aktual", metode "penggantian biaya jarak jauh" dan "lump sum" " metode.
Metode 'Biaya Aktual'
Dalam metode pengeluaran aktual, karyawan harus menyerahkan catatan pengeluaran terperinci kepada pemberi kerja. Catatan-catatan ini akan terdiri dari pengeluaran aktual untuk masing-masing komponen yang dapat diganti dari pengoperasian kendaraan dan perlu memasukkan biaya prorata seperti ban, oli, asuransi, dan penyusutan. Karyawan perlu menghitung bagian dari total waktu mengemudi yang terkait dengan pekerjaan dan menggunakan persentase tersebut untuk menghitung jumlah yang diprator. Karyawan juga akan menyediakan biaya gas. Meskipun metode ini mungkin yang paling akurat, metode ini membutuhkan pelaporan terperinci oleh karyawan, dan pengecekan fakta yang memakan waktu oleh pemberi kerja.
Metode 'Mileage Reimbursement'
Untuk mengurangi beban pelaporan, namun tetap memberikan penggantian yang adil kepada karyawan, pengusaha dapat menggunakan metode penggantian jarak tempuh. Metode ini memberikan penggantian biaya bulanan berdasarkan tingkat penggantian mileage Internal Revenue Service, yang menurut pendapat Departemen Penegakan Standar Tenaga Kerja California adalah tingkat penggantian yang masuk akal untuk semua biaya yang terjadi dalam mengemudi. Jika karyawan atau majikan tidak setuju bahwa tarif dapat diterima, pembayaran mungkin berbeda dari tarif IRS - tetapi beban ada pada pihak pengadu untuk membuktikan mengapa itu harus terjadi. Di bawah metode penggantian jarak tempuh, catatan setiap mil yang dikendarai, dan tanggal mengemudi terjadi, masih harus disimpan.
Metode 'Jumlah Lump'
Metode penggantian "lump sum" memungkinkan majikan untuk memberi kompensasi kepada karyawan atas biaya mengemudi dengan meningkatkan kompensasi mereka secara keseluruhan. Ini bisa berupa pembayaran tertentu - sering disebut sebagai "tunjangan otomatis" - atau peningkatan kompensasi dasar. Jika pemberi kerja menambah pangkalan atau komisi, itu adalah tanggung jawab pemberi kerja untuk mengidentifikasi jumlah kompensasi yang dimaksudkan untuk mengganti uang pekerja untuk biaya kendaraan. Opsi lump sum mungkin cocok jika karyawan sering melakukan perjalanan yang sama karena alasan terkait pekerjaan.
