Dilakukan dengan benar, pembayaran penggantian mileage dapat menjadi pengurangan pajak untuk bisnis dan tidak termasuk dari penghasilan kena pajak karyawan. Namun, untuk menerima perlakuan pajak yang menguntungkan ini, bisnis dan karyawan harus mematuhi beberapa pedoman Layanan Pendapatan Internal. Karyawan yang tidak sepenuhnya diganti untuk biaya jarak tempuh dapat mengurangi bagian yang tidak diganti sebagai pengurang lain-lain.
Paket Penggantian Mileage yang Dapat Dikurangkan
Pengusaha tidak diwajibkan secara hukum untuk mengganti biaya jarak tempuh yang dikeluarkan oleh karyawan. Namun, banyak yang memilih untuk melakukannya karena biaya bisnis dapat dikurangkan untuk keperluan pajak. Agar bisnis mengklaim jarak tempuh sebagai pengurangan pajak, perusahaan harus memelihara dokumentasi semua biaya yang diganti untuk tujuan mengemudi. Misalnya, seorang karyawan yang menginginkan penggantian gas yang dibeli dalam perjalanan bisnis harus menyediakan tanda terima gas untuk menerima penggantian. Selain itu, karyawan tidak dapat diganti untuk perjalanan bermil-mil sebagai bagian dari perjalanan normal mereka untuk bekerja.
Paket Tarif Mileage Standar IRS
Untuk menyederhanakan proses pencatatan, IRS memungkinkan perusahaan untuk mengganti uang karyawan berdasarkan tingkat jarak tempuh standar. Tarif ini dirancang untuk memperhitungkan biaya rata-rata gas, perawatan, perbaikan, lisensi, asuransi mobil, registrasi dan penyusutan berdasarkan basis per mil. Tingkat jarak tempuh standar adalah 56 sen per mil didorong pada tahun pajak 2014, tetapi diperbarui secara berkala. Di bawah rencana penggantian jarak tempuh ini, karyawan hanya perlu menyimpan catatan aktivitas mengemudi dan mencatat tujuan bisnis untuk setiap perjalanan.
Perpajakan Pembayaran Penggantian Mileage
Selama bisnis memiliki rencana yang bertanggung jawab, karyawan tidak harus melaporkan penggantian mileage sebagai pendapatan. Untuk menjadi suatu rencana yang bertanggung jawab, karyawan harus memverifikasi bahwa pengeluaran itu terkait bisnis, menyampaikan pengeluaran dalam periode waktu yang wajar dan mengembalikan kelebihan pembayaran yang diterima. Jika rencana majikan tidak memenuhi standar-standar ini, itu adalah rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan penggantiannya dikenakan pajak. Dalam situasi ini, penggantian dilaporkan bersama dengan upah lain dalam W-2 tahunan karyawan.
Pengurangan Pajak untuk Karyawan
Jika majikan Anda tidak sepenuhnya mengganti biaya mileage Anda, Anda mungkin dapat mengurangi bagian yang tidak diganti sebagai pengurang item. Pengeluaran karyawan yang tidak diganti dicatat sebagai pengeluaran bisnis karyawan pada Formulir 2106. Untuk menghitung pengeluaran, Anda dapat menjumlahkan semua pengeluaran terkait kendaraan yang Anda keluarkan untuk bekerja atau Anda dapat menggunakan tarif jarak tempuh standar IRS. Pastikan untuk mengecualikan mil yang dikendarai sebagai bagian dari perjalanan kerja normal Anda. Pengurangan terperinci lain-lain seperti biaya bisnis karyawan hanya dapat dikurangkan setelah mereka melebihi 2 persen dari penghasilan kotor Anda yang disesuaikan.
Biaya Mileage Lainnya
Seiring dengan biaya jarak tempuh yang tidak dapat dikembalikan untuk perjalanan bisnis, pembayar pajak juga dapat mengurangi mil untuk kunjungan medis, bergerak dan mil untuk organisasi amal. IRS memungkinkan pembayar pajak pengurangan jarak tempuh standar 23,5 sen per mil untuk kunjungan medis dan bergerak dan 14 sen per mil untuk organisasi amal. Pembayar pajak dapat mengurangi jarak tempuh medis sebagai biaya medis pada Jadwal A. Miles yang didorong untuk amal dapat dimasukkan dalam pemotongan amal, yang juga muncul pada Jadwal A. Jarak tempuh bergerak dikurangi pada Formulir 3903.
