Mengomentari kinerja karyawan dapat berlangsung selama penilaian kinerja tahunan, atau komentar dapat diberikan selama obrolan informal dengan karyawan. Pengawas yang mengevaluasi kinerja karyawan harus mengikuti protokol dan praktik perusahaan tertentu ketika memberikan umpan balik kepada karyawan tentang tingkat kinerja mereka. Komentar tentang kinerja pekerjaan karyawan harus dilakukan secara rasional, terdokumentasi dengan baik dengan peluang yang memadai bagi karyawan untuk memberikan masukan.
Tinjau file personel karyawan. Jika Anda melakukan penilaian kinerja tahunan dan berniat untuk memberikan komentar sebagai bagian dari pertemuan penilaian, tinjau dokumentasi sebanyak yang tersedia untuk periode evaluasi. Misalnya, memo tindakan disipliner dan korektif, catatan kehadiran, catatan kerja, pujian dan penilaian diri karyawan adalah bahan yang harus Anda tinjau sebelum bertemu dengan karyawan untuk memberikan komentar tentang kinerja. Lihatlah kinerja pekerjaan karyawan secara total sebelum Anda membuat komentar untuk periode evaluasi selama penilaian tahunan.
Jadwalkan waktu untuk bertemu dengan karyawan tentang kinerjanya. Jika karyawan tersebut tidak mengantisipasi pertemuan dengan Anda untuk membahas kinerja, beri tahu dia dengan jelas apa topik pertemuan itu dan dorong dia untuk membawa materi dan catatan yang relevan tentang kinerjanya. Ingatkan karyawan bahwa pertemuan itu adalah percakapan - bukan laporan sepihak tentang kinerjanya tanpa masukan atau umpan balik dari karyawan.
Mulailah rapat dengan catatan positif dengan mengakui kontribusi karyawan, kualifikasinya, dan bagaimana perusahaan menilai keterampilan dan kualifikasinya. Berikan komentar dan buat cadangan komentar Anda dengan dokumentasi. Tetap berpegang pada fakta dan pengamatan pribadi tentang hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Jangan menggunakan nada menuduh ketika Anda memberikan umpan balik yang konstruktif dan tidak mengandalkan informasi bekas kecuali ada dokumentasi tertulis untuk mendukung pengamatan orang lain. Berkomunikasi secara efektif dengan karyawan Anda selama pertemuan ini sangat penting. Nolo, penyedia informasi hukum untuk pengusaha, memberikan kiat untuk memberikan umpan balik kepada karyawan dalam lembar panduannya yang berjudul, "Bagaimana Melakukan Evaluasi Karyawan." Disebutkan: "Fokus pada seberapa baik (atau buruk) pekerja melakukan pekerjaan - bukan pada karakteristik atau sifat pribadi pekerja."
Tinjau insiden spesifik di mana Anda mengamati karyawan melakukan tugasnya. Berikan umpan balik yang seimbang - dengan kata lain, jangan fokus pada umpan balik yang konstruktif atau negatif, bahkan jika itu adalah maksud dari percakapan Anda. Berikan contoh kinerja karyawan yang memenuhi harapan kinerja perusahaan. Identifikasi bidang-bidang yang menurut Anda karyawannya menunjukkan kinerja yang sangat baik, dan catat bidang-bidang di mana ia dapat meningkatkan kinerjanya.
Dokumentasikan percakapan Anda dengan karyawan. Jika pertemuan itu adalah puncak dari penilaian kinerja, berikan kepada karyawan salinan dokumen penilaian dan minta dia untuk menandatanganinya. Jika ini adalah pertemuan informal di mana Anda memberikan umpan balik dan saran yang konstruktif untuk peningkatan, libatkan karyawan dalam dialog tentang cara meningkatkan kinerjanya. Tanyakan pelatihan dan sumber daya apa yang dia perlu tingkatkan, dan tunjukkan kapan Anda akan menindaklanjutinya untuk menyediakan alat yang dia butuhkan. Jika pertemuan itu untuk membahas kinerja yang melebihi harapan perusahaan, beri tahu karyawan itu bahwa Anda akan meringkas komentar Anda dan memasukkan salinan ringkasan di file personelnya, serta memberikannya salinan.
