Ketika kinerja karyawan jatuh di bawah ekspektasi perusahaan, banyak pengusaha mengembangkan rencana peningkatan kinerja. Tujuan dari rencana peningkatan kinerja adalah untuk memberikan karyawan kesempatan untuk memperbaiki kekurangan kinerja menggunakan metode terstruktur yang mencakup bimbingan pengawas dan pemantauan rutin untuk mengukur kemajuan. Beberapa rencana peningkatan kinerja adalah kesempatan terakhir bagi karyawan untuk tetap bekerja. Oleh karena itu, buatlah rencana dengan pedoman ketat yang mencantumkan konsekuensi yang diketahui oleh seorang karyawan ketika Anda menulis rencana tersebut.
Tinjau penilaian kinerja karyawan untuk periode evaluasi saat ini. Bandingkan dengan penilaian kinerja untuk penilaian sebelumnya untuk menentukan apakah karyawan telah menunjukkan kecakapan di masa lalu tentang masalah saat ini.
Daftar standar kinerja di mana kinerja karyawan jauh dari harapan. Misalnya, jika standar kinerja menunjukkan agen layanan pelanggan harus mempertahankan kepuasan 85 persen atas umpan balik pelanggan, seorang karyawan yang peringkatnya hanya 60 persen perlu ditingkatkan. Area untuk peningkatan dapat mencakup keterampilan komunikasi, prosedur bantuan pelanggan, dan mungkin, keterampilan negosiasi dan penyelesaian konflik.
Diskusikan kekuatan karyawan dan bagaimana menggunakan keterampilan itu untuk meningkatkan di bidang-bidang di mana kinerjanya perlu ditingkatkan. Sebagai contoh, seorang karyawan yang menunjukkan kecakapan luar biasa dalam memberikan bantuan pelanggan melalui telepon dapat bekerja untuk mentransfer keterampilan komunikasi yang baik itu ketika membantu pelanggan dalam interaksi tatap muka. Mintalah karyawan untuk memberi masukan tentang bagaimana ia dapat meningkatkan, seperti pelatihan keterampilan kerja atau bimbingan satu-satu dari penyelia atau karyawan berpengalaman.
Tentukan area untuk perbaikan sesuai prioritas mereka. Area-area kritis didahulukan, diikuti oleh area-area di mana karyawan dapat melakukan perbaikan selanjutnya atau penyesuaian kecil. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan penyesuaian minor untuk peningkatan jika perbaikan yang relatif mudah yang dapat segera diselesaikan karyawan.
Dokumentasikan umpan balik karyawan dan rekomendasi atasan. Buat rencana tertulis yang mencantumkan kekurangan kinerja, sesuai dengan standar kinerja. Selain itu, buat daftar kegiatan yang akan dilakukan karyawan untuk meningkatkan dan sumber daya yang diperlukan untuk perbaikan.
Jadwalkan tonggak sejarah untuk memantau kemajuan pada rencana peningkatan kinerja. Misalnya, jika durasi rencana adalah 45 hari, konferensi tindak lanjut mingguan dengan penyelia harus mengungkapkan peningkatan bertahap.
Nyatakan konsekuensi dari tidak mengikuti ketentuan rencana peningkatan kinerja. Bergantung pada area dan jenis perbaikan, pemindahan dari posisi atau bahkan pemutusan hubungan kerja dapat disebabkan oleh seorang karyawan yang tidak menyelesaikan ketentuan-ketentuan dalam rencana tersebut.
Dapatkan persetujuan dari karyawan tentang syarat dan ketentuan rencana peningkatan kinerja. Berikan kepada karyawan salinan rencana tersebut dan minta dia untuk menandatanganinya untuk indikasi bahwa dia memahami persyaratan dan konsekuensi.
Lampirkan salinan dari rencana penilaian kinerja saat ini ke rencana peningkatan kinerja dan ajukan kedua dokumen dalam file personel karyawan.
