Apakah Anda secara sukarela melacak kegiatan selama pertemuan staf mingguan atau rekan-rekan Anda memilih Anda ke kantor rekaman sekretaris yayasan amal, adalah penting bahwa Anda membangun catatan yang jelas dan tepat tentang apa yang terjadi selama pertemuan organisasi Anda. Risalah rapat berfungsi sebagai catatan resmi masalah yang dibahas atau ditindaklanjuti. Karena itu, mereka sering dianggap dokumen sejarah. Konsekuensinya, pentingnya mengambil risalah rapat yang luar biasa tidak dapat dilebih-lebihkan dan peserta akan menghargai perhatian Anda terhadap detail serta profesionalisme Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Buku Pedoman Aturan Pemesanan Roberts
-
Daftar Keanggotaan
Pilih metode untuk merekam menit rapat. Timbang kelebihan dan kekurangan dari rekaman, mengetik catatan, dan menulis rincian dengan tangan selama pertemuan. Pertimbangkan metode gagal-aman, seperti kombinasi dari dua metode ini. Misalnya, Anda dapat merekam rapat dan juga mengetik catatan di laptop atau tablet Anda.
Dapatkan salinan "Aturan Aturan Robert" atau akses langganan online primer ini tentang prosedur parlementer dan praktik terbaik untuk melakukan dan merekam pertemuan. Pelajari format yang tepat untuk merekam diskusi rapat, mosi, detik untuk mosi, diskusi, dan pemungutan suara. Jika memungkinkan, miliki salinan buku atau situs web yang dapat Anda akses selama pertemuan. Ini akan terbukti sangat berharga jika anggota mencari Anda untuk mendapatkan jawaban tentang tata kelola, perilaku, catatan resmi, dan berita acara yang tepat.
Format pengantar dan struktur untuk notulen Anda. Misalnya, cantumkan tanggal, waktu, nama petugas, lokasi, dan tujuan rapat dalam pengantar Anda. Risalah rapat harus mencerminkan waktu rapat dipanggil untuk memesan, serta waktu rapat itu ditunda. Tujuan pertemuan formal mungkin hanya pertemuan keanggotaan bulanan; namun, jika Anda merekam risalah untuk rapat keanggotaan khusus, pastikan risalah Anda secara akurat mencerminkan bahwa ini adalah pertemuan yang biasanya tidak dilakukan organisasi dalam menjalankan bisnis normalnya. Banyak organisasi sektor publik dapat mengadakan pertemuan khusus untuk membahas hal-hal rahasia, seperti masalah personel, yang dikecualikan dari ketentuan tertentu dari Undang-Undang Sinar Matahari negara bagian.
Berdiri ketika presiden organisasi atau pemimpin kelompok memperkenalkan Anda. Jika Anda tidak diperkenalkan secara formal, perkenalkan diri Anda ke grup dan jelaskan peran Anda sebagai sekretaris rekaman atau pencatat. Beri tahu grup metode apa yang Anda gunakan untuk menangkap diskusi rapat. Dengan cara ini, anggota mengidentifikasi Anda sebagai orang yang bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara dokumen resmi organisasi, yang sangat membantu bagi anggota yang tidak mengenal Anda atau mereka yang tidak mengenal organisasi dan praktiknya. Selain itu, perkenalan Anda berfungsi sebagai saran bahwa peserta harus berbicara dengan suara sehingga Anda dapat secara efektif melakukan tugas mencatat Anda.
Minta peserta untuk memperkenalkan diri mereka sementara Anda dengan cepat mencatat nama mereka dan di mana mereka duduk. Dengan cara ini, Anda tidak perlu terus-menerus meminta orang mengulangi nama mereka saat Anda merekam gerakan, detik, dan poin diskusi. Misalnya, Anda harus selalu mencatat nama orang yang membuat mosi, orang yang detik itu, dan orang yang meminta pemungutan suara pada mosi. Ketika seseorang meminta pemungutan suara, mereka biasanya berkata, "Panggil untuk pertanyaan." Pemimpin kelompok kemudian meminta anggota untuk memilih. Jika ada diskusi sebelum pemungutan suara, catat bagian-bagian penting dari diskusi dan catat setiap keberatan resmi. Catatan Anda tentang mosi dan pemungutan suara juga harus berisi nama ayes, nays, dan abstain.
Hindari menyisipkan pernyataan subjektif ke dalam catatan Anda. Jangan menginterpretasikan apa yang dimaksud oleh penutur dengan nada, infleksi atau isyarat nonverbal. Notulen rapat harus faktual dan obyektif - setiap belokan pada pernyataan peserta dapat mengikis integritas notulen Anda dan mempertanyakan kemampuan Anda untuk mencatat menit dengan benar. Misalnya, tulis, "John Doe membuat mosi berikut: Tutup sekolah pada hari-hari di mana Dinas Cuaca Nasional memperkirakan lebih dari lima inci salju untuk wilayah Jackson, Adams dan Madison," bukan "John Doe dengan tegas menyatakan bahwa ia ingin kelompok itu untuk memberikan suara apakah akan menutup sekolah pada hari-hari ketika kondisi cuaca regional menunjukkan cuaca buruk dan jalan yang tidak dapat dilewati."
Finalisasi risalah Anda sesegera mungkin setelah pertemuan ditunda, sementara tindakan itu masih segar dalam ingatan Anda. Tinjau catatan Anda, dengarkan rekamannya dan bersiaplah untuk menyusun versi final Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang terjadi selama pertemuan, berunding dengan seorang perwira atau pemimpin dalam kelompok. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu menghubungi orang yang pernyataannya Anda perlu klarifikasi.
Berikan pemimpin kelompok Anda apa yang Anda usulkan adalah risalah akhir; minta umpan balik, pertanyaan atau koreksi. Ketika Anda mendapatkan lampu hijau, siapkan versi final Anda dan atur notulen untuk disebarluaskan kepada anggota. Gunakan metode yang disukai organisasi Anda untuk mendistribusikan salinan berita acara, baik melalui email, surat siput atau pengiriman pribadi jika Anda berada di kantor yang sama dengan peserta.
Kiat
-
Jika rapat Anda menyertakan panggilan roll awal, Anda tidak perlu meminta anggota untuk memperkenalkan diri. Cukup tangkap nama orang yang ada dan catat nama orang yang tidak hadir. Panggilan Roll umumnya adalah prosedur standar dalam pertemuan formal, seperti yang dilakukan dengan dewan direksi. Buat catatan terpisah di mana orang duduk. Ini menjadi "lembar contekan" Anda sehingga Anda dapat dengan mudah merujuk orang berdasarkan nama dalam menit Anda atau mengatasinya ketika Anda meminta seseorang untuk menjelaskan atau mengulangi apa yang dia katakan.
Sekalipun rapat bersifat informal, peran Anda sebagai notulen tidak. Bahkan untuk pertemuan informal, dekati tanggung jawab pencatatan dengan serius dan buat catatan tertulis resmi yang secara akurat dan formal menggambarkan kegiatan pertemuan. Peserta akan menghargai perhatian Anda terhadap detail.
Peringatan
Menahan diri dari menggunakan perangkat seperti smartphone untuk mengambil catatan rapat - itu tidak memproyeksikan gambar positif dan orang-orang yang tidak mengetahui kemampuan smartphone mungkin berpikir Anda hanya bermain di ponsel Anda daripada mendengarkan apa yang anggota organisasi sedang mendiskusikan.
