Apakah bertemu dengan klien untuk mempresentasikan proposal atau melakukan makan siang yang bekerja dengan staf, mengirim undangan melalui email dapat menjadi cara yang cepat dan efektif untuk mengoordinasikan acara.
Pertimbangkan audiens Anda. Nada email Anda perlu disesuaikan dengan siapa pun yang Anda undang ke rapat makan siang. Nada santai berfungsi dengan baik jika pertemuan makan siang Anda dengan staf dan Anda akan menghabiskan waktu untuk membahas strategi dan bertukar pikiran. Jika tujuan rapat lebih serius, Anda harus menjelaskan ini dalam korespondensi Anda dengan anggota staf yang diundang. Jika pertemuan makan siang dengan klien, Anda mungkin perlu nada yang lebih formal, tergantung pada hubungan kerja Anda dengan mereka.
Temukan restoran yang dapat mengakomodasi grup Anda. Tergantung pada jumlah undangan, Anda mungkin ingin mencari fasilitas yang memiliki ruang pribadi. Saat merencanakan pertemuan makan siang dengan klien, mungkin membantu untuk menemukan restoran yang kurang sibuk, di mana percakapan tidak akan tegang karena kebisingan.
Putuskan siapa yang akan diundang ke pertemuan makan siang dan lihat kalender kantor untuk menentukan apakah semua pihak akan tersedia pada tanggal tersebut. Untuk rapat makan siang staf, buat panggilan telepon cepat untuk menanyakan apakah undangan yang dipilih akan tersedia pada hari itu dan kemudian minta mereka untuk tetap buka saat rencana sedang diselesaikan.
Hubungi restoran pilihan dan buat reservasi tentatif. Biarkan mereka tahu bahwa Anda mungkin perlu menyesuaikan jumlah peserta yang lebih dekat dengan tanggal tersebut. Jika Anda menemukan Anda akan memiliki beberapa lebih banyak menghadiri daripada yang direncanakan, pastikan untuk memberi tahu restoran sesegera mungkin sehingga staf dapat mengakomodasi kebutuhan Anda.
Tulis email Anda, termasuk alamat email setiap orang yang ingin Anda undang. Gunakan baris subjek untuk menyatakan alasan email tersebut. Sertakan kata-kata seperti "Penting" atau "Tandai Kalender Anda," dan sertakan tanggal, dan alasannya. Misalnya, subjek Anda mungkin membaca: "Penting: Bekerja Makan Siang pada 2/18/09-RSVP Dibutuhkan." Untuk makan siang dengan klien, tentu saja, Anda harus menyelesaikan baris subjek dan mengubahnya menjadi permintaan, bukan permintaan.
Gunakan isi surel untuk menjelaskan perlunya pertemuan makan siang dan apa yang ingin Anda bawa atau bagi peserta selama pertemuan. Bergantung pada seberapa sulitnya untuk menjabarkan orang, Anda mungkin ingin meminta mereka RSVP, sehingga Anda dapat menyelesaikan hitungan reservasi dengan restoran.Jika Anda menyiapkan makan siang klien, Anda mungkin ingin meminta pertemuan makan siang, dan nyatakan item apa yang ingin Anda diskusikan dengan mereka
Kiat
-
Pendekatan Anda harus didasarkan pada suasana kerja perusahaan Anda, dari santai hingga formal. Kirim salinan ke staf administrasi sehingga kalender kantor dapat diperbarui.
