Dana tunai kecil digunakan dalam organisasi untuk menutupi pengeluaran kecil seperti sejumlah kecil perlengkapan kantor, ongkos kirim, biaya parkir pengunjung atau tarif taksi. Dana tunai kecil sering disimpan sebagai uang tunai di tempat kerja. Karena sifat cair dari akun kas kecil, ada serangkaian risiko yang berbeda untuk dana kas kecil versus dana lain di dalam suatu organisasi.
Pinjaman pribadi
Seorang karyawan yang memiliki akses ke dana kas kecil mungkin berpikir itu dapat diterima untuk menggunakan dana tersebut sebagai sumber pinjaman pribadi jangka pendek, mengambil uang dari dana tersebut untuk membayar tagihan atau menutupi pengeluaran pribadi lainnya sampai ia dibayar. Transaksi semacam itu tidak dicatat dan dapat langsung menyebabkan pencurian dana kas kecil. Paling tidak, dana tidak tersedia untuk penggunaan yang sah selama periode "pinjaman" karyawan.
Periksa Menguangkan
Ketika dana kas kecil ditempatkan di rekening bank, seorang karyawan dengan akses ke akun tersebut dapat mencoba menguangkan cek pribadi terhadap akun tersebut. Bank mungkin memiliki kebijakan yang mencegah pencairan cek pribadi, tetapi risiko bahwa karyawan akan mencairkan cek yang memiliki dana tidak mencukupi. Ketika cek buruk kembali, dana ditarik dari dana kas kecil, menyebabkan komplikasi sampai situasi diperbaiki.
Catatan Pengeluaran
Karena dana kas kecil menghindari prosedur pelaporan pengeluaran biasa dalam suatu organisasi, risiko penyalahgunaan dana kas kecil meningkat. Menyimpan buku besar atau catatan pengeluaran kas kecil dengan dana lebih lanjut meningkatkan risiko penyalahgunaan. Catatan pengeluaran kas kecil tidak boleh disimpan dengan kas kecil, dan tidak boleh disimpan oleh siapa pun yang memiliki akses ke dana kas kecil. Adanya catatan pengeluaran pihak lain membantu mencegah penyalahgunaan dana.
Akses yang tidak sah
Dana kas kecil adalah aset likuid, jadi akses ke uang ini harus dibatasi untuk satu orang untuk menghindari beberapa penjaga yang dapat saling menyalahkan karena kehilangan dana. Penjaga tunggal dana kas kecil perlu bertanggung jawab untuk menyimpan uang di tempat yang aman. Kotak tempat uang tunai harus memiliki kunci - laci kasir adalah pilihan yang masuk akal - untuk membantu mencegah akses yang tidak sah. Untuk lebih mengamankan dana kas kecil, kotak harus disimpan di lokasi yang aman seperti lemari yang terkunci, laci meja atau brankas yang hanya dapat diakses oleh kustodian dana kas kecil.
